Ketahui dan simak beberapa contoh aplikasi CRM serta penerapannya di perusahaan untuk meningkatkan efektivitas kegiatan tim sales!
Meningkatkan penjualan dan pemasaran dengan melibatkan sistem adalah cara jitu yang dapat dilakukan terlebih di era digitalisasi seperti saat ini. Hadirnya aplikasi CRM membantu tim sales perusahaan dalam mengelola seluruh hubungan pelanggan, menyederhanakan proses hingga meningkatkan profitabilitas.
CRM memungkinkan tim sales dalam pelacakan dan mengikuti alur komunikasi perusahaan dengan pelanggan/prospek. Dengan hal ini perusahaan dimungkinkan untuk meningkatkan customer experience dengan menyempurnakan titik kontak pelanggan.
Mengapa Aplikasi CRM Penting?
CRM dikategorikan sebagai aplikasi/software perusahaan yang sangat besar dan berkembang secara dinamis. Tidak heran, pengimplementasian CRM dijadikan salah satu strategi pemasaran masa depan dengan memusatkan data pelanggan berbasis teknologi yang tepat.
Ketika perusahaan memiliki tujuan bisnis, target penjualan dan profitabilitas, namun tidak disertai dengan update informasi pelanggan tentu proses bisnisnya akan menjadi rumit. Bagaimana menerjemahkan seluruh data dari pemasaran dan penjualan menjadi informasi bisnis yang berguna? Jawaban dari pertanyaan ini adalah perencanaan implementasi CRM yang membantu Anda memberikan gambaran dan informasi detail mengenai prospek.
Anda dapat mengetahui secara detail mengenai seluruh data penjualan dan pemasaran pada satu tempat. Umumnya software CRM akan menyediakan dashboard yang menyajikan data seperti riwayat pelanggan, status prospek, permasalahan yang terjadi, prioritas prospek dan lain-lain. Artinya dengan CRM, Anda akan memiliki visibilitas yang jelas terhadap setiap peluang atau prospek.
Jenis dan Contoh Aplikasi CRM yang Sering Digunakan
Terdapat berbagai jenis aplikasi CRM yang telah beredar di pasaran. Dimana masing-masing contoh ini memiliki fitur dan fungsi yang berbeda. Berikut ini merupakan penjelasan detail contoh CRM berdasarkan server dan model data serta peran dan fungsinya.
Contoh Aplikasi CRM Berdasarkan Server dan Model Datanya
Berdasarkan server dan model datanya, CRM dikelompokan menjadi tiga kategori yaitu CRM berbasis cloud, on-premise, vertical dan horizontal. Tentunya ketiga kategori tersebut memiliki spesifikasi berbeda yang disesuaikan dengan bisnis dan kebutuhan aktivitas yang berbeda pula.
1. CRM Berbasis Cloud
Software CRM dengan komputasi cloud ini disebut juga sebagai software as a service atau CRM on-demand. Pendataan yang dihimpun akan disimpan pada jaringan eksternal jarak jauh yang dapat diakses tim sales secara fleksibel (dimana pun dan kapan pun) selama masih terkoneksi dengan internet.
Biasanya, vendor pengembangan (pihak ketiga) akan mengawasi instalasi dan pemeliharaan sistem. Kemampuan implementasi CRM berbasis cloud ini biasanya lebih cepat dan mudah sehingga cukup menarik bagi perusahaan yang memiliki keahlian, SDM atau sumber daya teknologi yang terbatas.
Karena perusahaan tidak secara fisik mengontrol penyimpanan dan pemeliharaan datanya, maka keamanan data haruslah menjadi perhatian utama perusahaan yang menggunakan CRM ini. Hal ini menanggulangi hilangnya data perusahaan ketika penyedia CRM cloud diakuisisi oleh perusahaan lain atau gulung tikar. Tidak hanya itu, permasalahan kompatibilitas mungkin saja muncul saat data pertama kali dimigrasikan dari sistem internal perusahaan ke cloud.
Umumnya CRM berbasis cloud dipertimbangkan oleh perusahaan untuk menghemat biaya. Vendor pengembangan biasanya membebankan biaya kepada perusahaan dengan sistem berlangganan dan opsi pembayaran bulanan atau tahunan. Namun, perlu menjadi perhatian biaya disini bersifat dinamis dari waktu ke waktu artinya kemungkinan dapat mengalami peningkatan dibanding investasi di awal.
Contoh CRM berbasis cloud : Pipedrive, Zendesk dan Zoho.
2. On Premise CRM
Jenis CRM ini memberikan responsibility pada kegiatan administrasi, pengendalian, keamanan, pemeliharaan database serta informasi seputar perusahaan dalam menggunakan software CRM. Artinya perusahaan memiliki kontrol penuh atas data dan sistem yang diimplementasikan.
Berbeda dengan cloud, dari segi pembiayaan CRM jenis ini mengharuskan perusahaan membeli lisensi di muka atau investasi dimuka. Umumnya pembiayaan disesuaikan dengan fitur-fitur yang fungsi CRM itu sendiri.
Software akan diimplementasikan di server perusahaan dan biayanya membutuhkan proses instalasi atau implementasi yang tidak cepat. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan adanya kebutuhan integrasi seluruh data perusahaan. Perusahaan yang biasanya menggunakan jenis ini adalah perusahaan yang memiliki kebutuhan CRM yang kompleks.
Contoh CRM On Premise: Gamatechno CRM, Microsoft Dynamics 365
3. Open-Source CRM
Jenis ini merupakan CRM yang tersedia secara gratis dan disesuaikan dengan kebutuhan. Biasanya digunakan oleh perusahaan berskala kecil yang memiliki anggaran terbatas, dan kegiatan sales yang tidak terlalu kompleks. Namun, perlu menjadi perhatian Anda, bahwa CRM jenis ini membutuhkan keahlian teknis dalam menginstal dan pengelolaannya.
Contoh CRM Open-Source: Odoo, SugarCRM, Vtiger
4. Vertical CRM
Jenis CRM ini biasanya digunakan untuk sektor bisnis tertentu seperti manufaktur, ritel atau jasa profesional. Pada vertical CRM baik fitur maupun fungsinya akan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik industri atau sektor terkait.
Contoh Vertical CRM: Fishbowl Inventory, Sage CRM, Retail Pro
5. Horizontal CRM
Berbeda dengan vertical CRM, jenis horizontal CRM dirancang untuk bisnis dari berbagai sektor industri. Fitur dan fungsi yang ditawarkan pun lebih umum dan disesuaikan dalam memenuhi kebutuhan proses bisnis.
Contoh Horizontal CRM: Oracle CRM, Microsoft Dynamics 365, Salesforce
Contoh Aplikasi CRM Berdasarkan Peran dan Fungsinya
Pengkategorian selanjutnya adalah penggunaan CRM berdasarkan peran dan fungsinya. Tentunya Anda harus mempertimbangkan aplikasi CRM yang akan Anda gunakan. Pastikan memilih yang sesuai dan mendukung kebutuhan bisnis.
Dikutip dari International Journal of e-Education, jenis aplikasi CRM dapat diklasifikasikan berdasarkan sejauh mana CRM bertindak pada perusahaan. Hal ini berkaitan dengan penciptaan budaya bisnis yang berpusat pada pelanggan yang menghasilkan nilai yang lebih baik.
1. Operational CRM
Operational CRM berkemampuan dalam memudahkan proses bisnis dengan beberapa fitur otomatisasi mencakup marketing automation, sales automation hingga service automation.
CRM ini merupakan contoh aplikasi CRM yang diperlukan perusahaan yang sedang mencari potential customer dan merubahnya menjadi database untuk menghimpun data dan produk yang dibutuhkan pelanggannya.
2. Analytic CRM
Contoh aplikasi CRM yang kedua adalah analytic CRM. Contoh ini membantu beberapa divisi pada perusahaan untuk menentukan cara terbaik dalam pelayanan pelanggan. Divisi yang dimaksud seperti manajemen atas, marketing, sales dan customer service.
Pada dasarnya, fungsi CRM ini yaitu menganalisis data yang diperoleh dari berbagai sumber yang kemudian digunakan perusahaan sebagai insight update dari perusahaan itu sendiri. Dari insight yang didapat akan membantu dalam proses pengambilan keputusan menjalankan campaign.
3. Collaborative CRM
Collaborative CRM biasanya bisa juga disebut dengan CRM strategis. Peranannya adalah membantu perusahaan dalam berbagi informasi seputar pelanggan dengan divisi lain. Hal ini mencakup pembagian informasi antar tim marketing dan sales, tim teknis dan pendukung serta tim lainnya.
Misalnya ketika ada feedback dari tim customer service maka hal ini akan berguna apabila informasi tersebut dapat diteruskan kepada tim marketing untuk pendekatan ke pelanggan.
Memilih Vendor Pengembangan CRM yang Tepat
Aplikasi CRM sebagai solusi terbaik dalam mengelola dan meningkatkan performa sales bisnis, tentunya akan lebih baik jika dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan dapat memaksimalkan proses bisnis perusahaan yang berjalan.
Untuk itu, terdapat beberapa faktor yang wajib diperhatikan sebelum memutuskan kerjasama dengan vendor pengembangan sistem. Berikut ini point-point yang harus diperhatikan sebelum memilih vendor pengembangan:
Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis
Memastikan aplikasi CRM yang Anda pilih merupakan hal terpenting untuk menjamin kemampuan CRM dalam memenuhi kebutuhan proses bisnis.Penting bagi Anda mempertimbangkan fitur-fitur yang ada dengan kebutuhan bisnis seperti pemasaran dan penjualan.
Perhatikan Ukuran Bisnis
Seperti penjelasan di atas mengenai beberapa contoh aplikasi CRM, tentunya tiap CRM memiliki perbedaan yang dirancang untuk menyesuaikan ukuran bisnis terkait. Tentunya bisnis berskala besar harus menggunakan spesifikasi yang jauh lebih lengkap karena kegiatan yang lebih kompleks daripada bisnis berskala kecil. Hal ini untuk menunjang dan memaksimalkan kegiatan sales yang dilakukan.
Harga dan Biaya
Ketika Anda ingin memilih sistem CRM, jangan gegabah dengan memilih karena harga yang terlalu rendah atau terlalu tinggi. Hal ini bukanlah jaminan keberhasilan implementasi sistem. Sebaiknya pertimbangkan harga sistem CRM dengan fungsi-fungsi yang ditawarkan.
Bekerjasama dengan Vendor Pengembangan Terpercaya
Setelah memahami kebutuhan perusahaan atau bisnis, hal yang tidak kalah penting adalah bekerjasama dengan vendor pengembangan yang kredibel. Lakukan beberapa riset background dan service yang ditawarkan sebelum menentukan dan memilih vendor pengembangan yang tepat. Pastikan vendor yang Anda pilih betul-betul dapat menjawab seluruh permasalahan dan dapat mendukung proses bisnis perusahaan.
Sebelum Anda memutuskan memilih vendor, menjadwalkan demo sistem adalah keputusan yang tepat. Selain memastikan sistem yang digunakan sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan perusahaan juga menjadi ajang diskusi pemberian masukan untuk mengoptimalkan cara kerja sistem.
