Sebelum menggunakan aplikasi CRM terbaik, ketahui terlebih dahulu hal-hal yang wajib diperhatikan ketika Anda memilih!
Memutuskan menggunakan aplikasi CRM untuk bisnis/perusahaan adalah keputusan strategis yang tepat untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Namun nyatanya tidak semua kasus penggunaan CRM berujung pada efisiensi dan keberhasilan perusahaan, sebaliknya hal ini justru menjadi salah satu faktor kerugian. Mengapa demikian? Bisa jadi CRM yang dipilih bukanlah pilihan yang betul tepat.
Pasar aplikasi CRM diera digital ini mengalami pertumbuhan yang begitu pesat yaitu sedikitnya 13,9% dari tahun 2023 hingga 2030. Hal ini didorong oleh permintaan konsumen akan pelayanan yang lebih baik. Ketika memilih aplikasi CRM Anda wajib menyesuaikan dengan kebutuhan, anggaran, serta visi bisnis/perusahaan agar mendapatkan versi aplikasi CRM terbaik dan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan Anda. Bagaimana cara memilih aplikasi CRM Terbaik di antara ratusan opsi? Apa saja perbandingan dalam memilih aplikasi CRM Terbaik? Bagaimana agar implementasinya berhasil?
Faktor-faktor Pertimbangan Memilih Aplikasi CRM Terbaik
Dari beberapa pertanyaan diatas, akan dijelaskan secara terperinci mengenai faktor-faktor apa saja yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam memilih aplikasi CRM terbaik. Berikut penjelasan lengkapnya!
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis
Menganalisis kebutuhan pokok dan inti bisnis merupakan dasar yang penting. Hal pertama yang dapat Anda lakukan dalam menentukan aplikasi CRM terbaik adalah membagi kebutuhan bisnis menjadi beberapa fitur spesifik seperti misalnya data pelanggan, manajemen kontak, customer experience, tracking prospek/ opportunities management, lead management, prioritas prospek dan integrasi ke beberapa kegiatan lainnya.
Setelah membagi beberapa kebutuhan, Anda perlu juga mempertimbangkan ukuran tim, target bisnis, tingkat turnover dan preferensi pelanggan. Pada intinya, Anda perlu mencari kemungkinan permasalahan apa saja yang ingin diselesaikan dan solusi apa yang ingin dioptimalkan.
Ingatlah bahwa keputusan menggunakan sistem ini akan berdampak langsung pada tim Anda. Makan penting untuk melakukan analisis ini untuk membantu Anda untuk pengambilan keputusan akhir nantinya. Kunci transisi yang lancar adalah ketika Anda sudah berhasil memilih CRM yang tetap. Tetaplah efisien mungkin dengan tidak terlalu membuang anggaran ekstra untuk kebutuhan berlebihan atau hal yang tidak begitu penting.
2. Menetapkan Anggaran Pengadaan Sistem
Ditengah banyaknya sistem CRM saat ini, tentunya ada berbagai variasi harga. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi harga sistem seperti jumlah penggunanya, teknologi penerapannya ( cloud, on-premise, vertical, horizontal), dan beberapa fitur tambahan lainnya.
Ketahui secara teliti beberapa sistem CRM untuk memahami struktur harga dan pertimbangkan rencana investasi jangka panjang Anda dengan tetap berpegang dengan tujuan perkembangan bisnis. Meskipun beberapa sistem CRM menawarkan harga yang cukup terjangkau dan trial gratis diawal, Anda harus ingat berapa biaya awal untuk menjalankan dan penerapan sistem baru.
Memperbaharui hardware dan waktu yang ditorehkan untuk membiasakan diri dengan sistem baru adalah aspen yang wajib diperhitungkan saat menghitung biaya keseluruhan. Sehingga penting bagi Anda untuk mengetahui apa yang diharapkan dari CRM.
3. Apakah Sistem CRM yang Diterapkan User Friendly?
Sistem yang user friendly akan meningkatkan adopsi penggunanya sehingga secara langsung berdampak pada tingkat efektivitasnya. Semakin sederhana sistem yang diimplementasikan akan semakin mudah juga bagi tim untuk menguasainya.
Pilihlah sistem yang mudah dan dapat di instalasi dengan cepat untuk menghindari durasi yang lama dalam menggunakan sistem CRM. Hal ini juga berkaitan dengan kurva pembelajaran tim terhadap sistem yang digunakan.
4. Memiliki Potensi Mengembangkan Bisnis
Pertumbuhan serta ekspansi adalah bagian integral dari kesuksesan bisnis. Oleh karena itu, aplikasi CRM terbaik yang Anda pilih hendaknya memiliki karakteristik yang serupa.
Sistem yang memiliki kemampuan dan fleksibilitas untuk berkembang seiring dengan basis data pelanggan dan bisnis berarti investasi yang Anda lakukan juga akan bermanfaat untuk masa mendatang.
5. Perhatikan Fitur Pokok Bisnis
Ketika Anda dihadapkan dengan beberapa pilihan sistem, periksa dan identifikasi fitur-fitur pokok yang penting untuk memastikan solusi CRM yang dipilih betul-betul sudah memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
Beberapa fitur yang wajib dimiliki aplikasi CRM terbaik adalah:
a. Manajemen Kontak
Aplikasi CRM terbaik yang efektif akan memfasilitasi pelacakan kontak dan informasi prospek dengan menyimpan dan mengkategorikan pelanggan.
b. Kustomisasi
Setiap bisnis mempunyai pendekatan berbeda pada hubungan pelanggannya. Seperti pada bidang pendataan khusus, tahapan, workflow dan peran pengguna dapat membantu Anda merubah setiap proses berdasarkan kebutuhan bisnis.
c. Leads Management
Pengelolaan daftar leads disertai informasi yang lengkap beserta pengklasifikasian secara group dan dapat disesuaikan berdasarkan segmentasi market akan memudahkan proses bisnis Anda.
d. Opportunities Management
Adanya kemudahan saat menganalisis seluruh aktivitas penjualan, perencanaan rim yang terpantau secara real-time tentunya hal yang menguntungkan bagi tim dan bisnis Anda. Hal ini akan memberikan gambaran jelas mengenai kegiatan pemasaran dan penjualan yang dilakukan.
e. Laporan dan Analisis
Dalam membuat keputusan yang tepat, aksesibilitas ke seluruh data secara real-time dan laporan komprehensif sangatlah penting. Aplikasi CRM terbaik haruslah memberikan laporan dan dashboard yang dapat disesuaikan sehingga dapat menjadi panduan dalam pengambilan keputusan, memantau kemajuan hingga memperkirakan tren yang berjalan atau di masa depan.
6. Kemampuan Integrasi
Menerapkan sistem baru jarang sekali berjalan secara mulus. Maka penting untuk Anda menemukan sistem CRM yang mengakomodasi struktur yang sudah ada. Dimana manajemen hubungan pelanggan merupakan proses yang komprehensif sehingga sistem CRM yang hanya berdiri sendiri tidak akan bekerja secara efektif.
Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk memilih solusi CRM yang dapat diintegrasikan dengan mudah. Pilihlah aplikasi CRM terbaik yang mampu mengakomodasi sebanyak mungkin proses yang ada.
7. Jaminan Keamanan dan Kepatuhan Data
CRM menyimpan rahasia berupa sejumlah besar data sensitif, termasuk seluruh informasi kontak pelanggan, data penjualan dan informasi pembayaran. Pastikan aplikasi CRM terbaik yang Anda pilih sudah menjamin perlindungan informasi rahasia pelanggan serta mematuhi persyaratan keamanan.
Hal ini tidak hanya menjadi langkah perlindungan terhadap potensi pelanggaran data dan konsekuensi hukum, akan tetapi juga dapat memastikan perusahaan mematuhi peraturan penting sehingga melindungi kepercayaan pelanggan terhadap bisnis Anda.
Berikut ini beberapa pertimbangan jaminan keamanan data yang harus diperhatikan:
a. Kontrol Akses
Ketika memutuskan menggunakan sistem, pastikan seluruh data sensitif hanya bisa diakses oleh individu yang memiliki kewenangan. Hal ini merupakan salah satu mitigasi akan risiko kebocoran data yang tidak disengaja pada bisnis/perusahaan.
b. Terenkripsi
Proses enkripsi merupakan tahapan mengubah informasi menjadi kode untuk mencegah akses yang tidak sah. Aplikasi CRM terbaik seharusnya sudah menggunakan algoritma enkripsi yang baik selama transmisi data dan saat data itu disimpan, menjaga integritas dan privasi seluruh data.
Selain pertimbangan keamanan diatas, penting untuk aplikasi yang Anda pilih memberikan kemungkinan pada pelanggan untuk mengambil data-data mereka ketika diperlukan untuk memastikan data terkirim dengan aman.
8. Riset Reputasi Vendor Pengembangan
Bagi sebagian bisnis, reputasi belum tentu faktor terpenting dalam menentukan pilihan kerjasama dengan vendor. Namun di beberapa kasus, reputasi merupakan hal yang sangat penting untuk dipertimbangkan. Mengapa demikian? Hal ini dikarenakan reputasi dan track record perusahaan yang baik akan menambah nilai kredibilitas perusahaan vendor pengembangan.
Vendor aplikasi CRM terbaik biasanya akan menyertakan portofolio berupa project-project yang telah mereka kerjakan, testimoni atau ulasan dari klien terdahulu yang menjadi bahan pertimbangan Anda. Lakukan riset background mengenai perusahaan vendor baik melalui laman resmi mereka maupun menghubungi secara langsung. Berikut ini beberapa aspek yang dapat menjadi pertimbangan awal untuk memilih vendor pengembangan:
a. Jam Kerja dan Ketersediaan
Pastikan apakah dukungan vendor selalu tersedia 24 jam dalam satu minggu atau hanya beroperasi pada jam kerja saja? Apabila bisnis Anda beroperasi pada zona waktu yang berbeda atau memiliki jam kerja yang berbeda, pelayanan dukungan 24 jam dapat menjadi faktor atau aspek penentu.
b. User Acceptance Test (UAT)
Proses ini merupakan tahapan dimana Anda dan vendor melakukan test sistem untuk memastikan program/aplikasi yang telah dikembangkan sudah sesuai dengan harapan dan tujuan bisnis. Pastikan Anda mengikutinya dengan seksama guna mitigasi kegagalan akibat sistem yang kurang mensupport.
c. Training Sumber Daya
Vendor pengembangan terpercaya akan memberikan materi pelatihan yang komprehensif seperti tutorial video, webinar hingga meeting one on one untuk memastikan seluruh pengguna dapat menggunakan aplikasi CRM secara maksimal.
9. Dukungan Termasuk dalam Kontrak?
Apapun teknologi yang digunakan, penting dalam memastikan dukungan yang ditawarkan oleh aplikasi CRM dan apakah terdapat biaya dukungan tambahan yang berlaku. Terkadang vendor aplikasi CRM tampak terjangkau sampai keadaan sulit dan bisnis memerlukan dukungan di luar apa yang termasuk dalam kontrak.
10. Demo Produk yang Dipersonalisasi
Setelah memahami beberapa poin diatas, hal logis terakhir yang dapat Anda lakukan adalah membuktikan sendiri apakah aplikasi CRM sudah memenuhi kebutuhan Anda. Cara terbaik untuk menentukannya adalah dengan meeting atau pertemuan antar muka melalui demo aplikasi. Pastikan seluruh fungsi CRM seperti manajemen kontak, leads management, opportunities management, manajemen penjualan dan hubungan pelanggan dapat berfungsi dengan baik.
Demo produk secara langsung atau via meeting online memungkinkan Anda mengenai aplikasi CRM secara langsung. Buatlah beberapa daftar pertanyaan seputar aplikasi dan pastikan fitur CRM yang disajikan selaras dengan proses bisnis/perusahaan Anda.
Bijak Memilih Aplikasi CRM Terbaik
Mengadopsi aplikasi CRM, merupakan satu langkah dan investasi signifikan untuk bisnis sektor apa pun. Sehingga, pastikan ini adalah keputusan yang telah dipikirkan dan putuskan secara matang. Hal ini sebagai langkah mitigasi hal-hal yang tidak diinginkan saat Anda melakukan proses bisnis.
Dalam perjalanan menuju efektivitas dan efisiensi perkembangan bisnis, luangkan waktu Anda untuk mempertimbahkan secara bijak dalam memilih aplikasi CRM terbaik. Ini saat yang tepat untuk mengupgrade bisnis/perusahaan Anda dengan CRM! Jadwalkan demo!
