Kenali strategi optimalisasi proses procurement dengan sistem E-Procurement di JRP-INSURANCE!
Berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan, proses procurement membantu perusahaan dalam menentukan vendor dan mendapatkan kebutuhan perusahaan yang sesuai mulai dari produk dan service yang ditawarkan hingga biayanya yang kompetitif. Hal ini juga berperan dalam menjaga hubungan baik antara perusahaan dengan vendor yang telah memiliki akuntabilitas.
Dalam procurement di JRP-INSURANCE, prosesnya diawali dari user terlebih dahulu. User akan melakukan permintaan pengadaan yang nantinya akan diproses melalui General Affair (GA) untuk proses pengadaannya. Seluruh aktivitas procurement mulai dari analisis kebutuhan perusahaan, pencarian vendor, negoisasi, proses pembelian dan pembayaran hingga pencatatan riwayat pengadaan ( invoice dan bukti pembayaran) membutuhkan pencatatan yang terorganisir sehingga selain mendapat vendor yang sesuai juga bisa mendapatkan data yang akurat.
Tantangan dan Optimalisasi Proses Procurement
Proses procurement di JRP-INSURANCE, awalnya dilakukan secara manual. Seiring berjalannya waktu, terdapat beberapa kesulitan mulai dari beberapa pihak yang enggan memasukan data secara detail hingga keinginan user akan proses procurement secara cepat.
Untuk mengoptimalkan proses tersebut, JRP-INSURANCE mengembangkan E-Procurement sebagai solusi penanganan seluruh aktivitas procurement yang ada. Dengan menggunakan sistem ini, seluruh data dan informasi vendor hingga data-data terkait dengan administrasi, pertimbangan vendor manajemen hingga historical data procurement menjadi lebih sederhana dan mudah dalam pencariannya.
Dari sisi vendor, sistem ini memberikan visibilitas dan transparansi informasi yang lebih baik. Janisa Ardianti selaku General Affair Sect Head JRP-INSURANCE menuturkan dengan adanya sistem e-procurement saat vendor atau rekanan yang sudah terdaftar dapat dengan mudah mengetahui informasi pengadaan.
“Ketika kami ada pengadaan, mereka bisa tahu tanpa harus kami undang terutama untuk tender terbuka” tuturnya.
Sampai saat ini, sistem e-procurement selalu di update, refresh dan maintenance kembali karena adanya beberapa perubahan kebijakan seiring berjalannya waktu sehingga dapat memfasilitasi aktivitas procurement. Dalam hal procurement dokumen, saat ini JRP-INSURANCE menggunakan dokumen berbentuk softcopy sehingga selain mempermudah dalam pencarian dokumen juga dapat menekan biaya operasional seperti percetakan dokumen-dokumen.
