Ketahui secara lengkap 5 alasan mengapa bisnis perlu dan membutuhkan sistem CRM untuk meningkatkan efektivitas prosesnya!
Menjalin hubungan dengan pelanggan pada dasarnya merupakan pondasi penting yang harus dikedepankan oleh seluruh sektor bisnis. Hubungan pelanggan ini biasanya meliputi interaksi yang terjadi saat proses penjualan dan pemasaran hingga menganalisis kebutuhan pelanggan.
Seiring perkembangan ekonomi bisnis dan sistem informasi memberikan pengaruh signifikan terhadap kebutuhan pelanggan yang semakin kompleks. Demi mempertahankan bisnis dan kemampuan bersaing, bisnis/perusahaan menerapkan kiat-kiat sukses proses bisnisnya salah satu usahanya adalah dengan menerapkan sistem.
Memahami Dasar Sistem CRM
Menurut Journal of Multidisciplinary Research and Growth Evaluation, sistem CRM merupakan sistem informasi terbaik dalam mengelola bisnis, menarik pelanggan, perluasan pasar hingga meningkatkan keuntungan. Menghadapi kondisi ekonomi saat ini, peranan sistem informasi perusahaan serta pelanggan berperan sangat penting.
Ketika kebutuhan pelanggan yang semakin beragam dan dinamis, CRM berbasis sistem memberikan peluang dalam membangun hubungan dengan pelanggan serta diversifikasi produk/layanan. Dengan dukungan teknologi, sistem CRM secara bertahap dapat membantu bisnis dalam memahami dan memecahkan permasalahan seperti: perubahan pelanggan, perubahan pasar dan perubahan teknologi penyimpanan data.
CRM berbasis sistem berfungsi dalam membantu dalam mempercepat interaksi bisnis dengan pengguna serta memudahkan analisa. Sistem ini mengedepankan transparansi dan visibilitas sehingga mampu membangun jaringan komunikasi yang lebih jelas pada bisnis. Mulai dari penyimpanan data pelanggan/prospek, to-do-list target sales, opportunity management hingga staging pelanggan sebagai sarana memfasilitasi komunikasi yang lebih terarah.
3 Komponen CRM
Menurut Ali dan Alshawi, CRM sejatinya terdiri dari tiga komponen utama antara lain: teknologi, manusia dan proses bisnis. Simak penjelasan lengkapnya!
1. Teknologi
Komponen yang pertama adalah teknologi dimana hal ini mengacu pada kemampuan komputasi yang memungkinkan perusahaan dalam mengumpulkan, mengatur, menyimpan serta menggunakan data pelanggannya. Teknologi merupakan komponen yang memungkinkan sistem CRM dalam mencapai tujuannya seperti klasifikasi dan penyimpanan seluruh database pelanggan.
Adanya Integrasi teknologi memungkinkan perusahaan dalam mengembangkan hubungan dengan pelanggan menjadi lebih baik. Karena itulah, bisnis/perusahaan dituntut untuk mengintegrasikan teknologi informasi dalam meningkatkan kemampuan pemahaman perilaku pelanggan, pengembangan model prediktif, membangun komunikasi efektif serta menanggapi pelanggan dengan informasi real-time dan akurat.
2. Sumber Daya Manusia
Selain pelanggan, sumber daya manusia juga merupakan faktor kunci dari keberhasilan proyek CRM. CRM dikembangkan dekat dengan pelanggan untuk mengelola hubungan yang lebih bermanfaat melalui perolehan informasi mengenai berbagai aspek. Hal ini bertujuan untuk menerjemahkan informasi pelanggan menjadi produk dan layanan yang sesuai dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dalam mencapai loyalitas mereka.
Meskipun begitu, diperlukan komitmen secara total dari staf dan manajemen perusahaan agar penerapan CRM dapat lebih efektif, menghasilkan pelayanan terbaik serta dapat memenuhi kebutuhan pelanggan.
3. Proses Bisnis
Keberhasilan CRM membutuhkan perubahan proses bisnis menuju pendekatan yang terpusat pada pelanggan. Karena itu, seluruh proses bisnis yang melibatkan interaksi langsung maupun tidak langsung dengan pelanggan harus dianalisis dan dinilai.
Meskipun CRM mempunyai dampak yang luas pada perusahaan, proses yang berkaitan langsung dengan interaksi langsung dengan pelanggan perlu ditangani sebagai prioritas saat mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses bisnis.
7 Keharusan Menggunakan Sistem CRM
Implementasi CRM saat ini menjadi strategi jangka panjang yang penting dalam mempertahankan bisnis yang berpusat pada pelanggan. Ketika Anda sudah memutuskan menggunakan sistem CRM, itu artinya Anda siap melangkah meningkatkan kualitas bisnis melalui berbagai manfaat yang ada. Apa saja yang didapatkan dengan sistem CRM?
1. Sentralisasi Database Bisnis dan Pelanggan
Sistem CRM memfasilitasi bisnis dalam menyimpan seluruh informasi berkaitan dengan prospek dan pelanggan tanpa batas atau jangka waktu tertentu. Semua user yang memiliki kewenangan atas akses CRM dapat dengan mudah melakukan tracking seluruh data pelanggan yang ada.
Dengan adanya kemudahan ini, selain aksesibilitas lintas tim dapat dengan mudah dan cepat dilakukan juga dapat membantu user dalam pengelolaan informasi-informasi terkait dalam lokasi atau wadah yang sama.
Apabila Anda masih menjumpai tim sales yang terlalu menghabiskan waktu dalam menelusuri dan mencari informasi seputar prospek, hal ini tidak akan pernah terjadi bila Anda sudah menggunakan CRM. Selain memudahkan dalam mencari, tim Anda juga dapat dengan cepat melakukan tindak lanjut atau follow up demi mencapai kesepakatan dengan prospek.
2. Analisis Komunikasi dan Tindak Lanjut Prospek
Dengan mengaplikasikan CRM pada bisnis, seluruh komunikasi baik internal maupun eksternal dapat dikelola melalui satu wadah. Ketika tim Anda ingin menentukan kapan dan apakah mereka perlu melakukan follow up lanjutan terhadap prospek tertentu, sistem ini bertindak sebagai reminder apa saja yang perlu dikirimkan dan apakah tim sales sudah melakukan follow up.
Kemudahan ini jelas memberikan kemungkinan tim sales dalam pelacakan seluruh customer experience termasuk seluruh komunikasi baik itu dari email, panggilan telepon, meeting online, offline dan lain sebagainya.
Selain itu, CRM juga memungkinkan Anda dalam pelacakan aktivitas prospek tertentu. Saat tim sales diberikan reminder untuk follow up, mereka dimungkinkan untuk menyusun penjadwalan meeting bersama penganggan. Reminder ini dapat ditindaklanjuti yang nantinya membantu tim sales dalam meningkatkan peluang mereka untuk mengkonversikan prospek menjadi pelanggan.
3. Pengelompokan/Kategorisasi Pelanggan
Dalam dunia bisnis/perusahaan tentunya terdapat kategorisasi atau funnel marketing yang ada. Pengkategorian pelanggan ini berguna dalam membantu tim sales dalam melakukan tindak lanjut maupun follow up pelanggan maupun prospek.Sistem CRM memungkinkan Anda dalam mengurutkan kontak berdasarkan indikator data yang telah dikumpulkan dari waktu ke waktu.
Misalnya pembuatan kategori berdasarkan waktu dan lokasi, ukuran bisnis pelanggan hingga staging pelanggan (tahap kesepakatan). Cara ini dapat mendorong tim sales untuk selalu mempunyai gagasan secara clear dalam memposisikan penjangkauan pelanggan tiap segmen, sehingga cara pendekatan yang digunakan pun lebih sesuai dan memungkinkan konversi.
4. Penyusunan Laporan Penjualan
Apabila Anda diposisikan sebagai seorang manager sales, tentunya Anda menginginkan laporan penjualan yang jelas dan akurat sebagai bahan pertanggung jawaban Anda pada bisnis/perusahaan. Di sisi manajer penjualan, CRM dapat bertindak sebagai pelacakan pencapaian target dan jumlah transaksi yang diselesaikan.
Dengan sistem CRM, Anda dapat dengan mudah menghimpun dan mengatur data prospek atau kesepakatan dengan fitur pelaporan yaitu dashboard penjualan.
Kemudahan ini tentunya mengotomatisasi seluruh pengelolaan channel, kesepakatan prospek dengan lebih maksimal. Tim sales secara mandiri juga dapat melakukan evaluasi kinerja pribadi mereka, tracking target penjualan hingga menyusun strategi selanjutkan dalam mencapai targetnya.
5. Otomatisasi Perkiraan Penjualan dan Mendorong Peningkatan Proses Penjualan
Perencanaan strategis dalam menentukan keputusan bisnis merupakan kunci penting dari sebuah bisnis/perusahaan. Laporan penjualan yang tersajikan dalam CRM dapat menjadi tolak ukur melalui metrik-metrik yang memudahkan pemangku kepentingan dalam mengidentifikasi trend dan pengembangan perkiraan terkait kinerja bisnis.
Sistem CRM juga memberikan visibilitas yang jelas mengenai aktivitas dan sumber yang menghasilkan prospek yang paling baik. Sehingga dapat membantu bisnis dalam memproyeksikan penjualan untuk bulan-bulan mendatang serta penyesuaian perkiraan channel yang diperlukan.
Lebih dari itu, manajer penjualan dan pemangku kepentingan dapat menggunakan data ini dalam mengidentifikasi pola serta melihat proses penjualan yang berlangsung. Artinya proses ini sekaligus monitoring dan evaluasi mana saja strategi yang dapat diterapkan kembali, ditingkatkan dalam menskalakan proses bisnis sehingga semakin bertumbuh.
6. Komunikasi Tim Terfasilitasi
Salah satu manfaat sistem CRM adalah memfasilitasi komunikasi yang lebih efektif di setiap bisnis/perusahaan. Komunikasi merupakan elemen penting yang dibutuhkan untuk menjaga citra positif bisnis/perusahaan.
Memanfaatkan sistem CRM, tim sales dapat berkolaborasi dengan melakukan penandaan/tagging terhadap partner tim sales lain atau manajer pada proyek pelanggan. User juga dapat menggunakan sistem ini untuk menentukan ulang prospek cukup dengan mengklik tombol. Selain itu, user tidak perlu melakukan log out atau keluar sistem untuk dapat menulis maupun pengiriman email untuk berkolaborasi karena telah terfasilitasi oleh CRM.
7. Menghentikan Tugas Administratif Berulang Sehingga Lebih Efisien
Pekerjaan administratif yang dilakukan secara berulang seperti entri data manual dan penyimpanan informasi kontak yang belum tersistem akan jauh lebih dimudahkan dan disederhanakan dengan implementasi sistem CRM. Sistem ini bertindak mengotomatiskan tugas-tugas yang ada sehingga tim sales dapat meluangkan waktu mereka untuk tugas lain yang lebih memiliki dampak.
Tugas administratif memang tidak memiliki dampak secara langsung pada pendapatan, namun hal ini berdampak pada jadwal anggota tim sales Anda dan menekan waktu yang dapat mereka habiskan untuk prospek.
Mulai Bisnis Dengan Sistem CRM
Selain membantu meningkatkan produktivitas antar tim sales dengan berbagai manfaat dan peranannya, sistem CRM dapat menjadi strategi tepat untuk keuntungan bisnis/perusahaan untuk jangka waktu yang panjang. Dengan kata lain, CRM merupakan pilihan investasi yang tepat untuk menunjang kemajuan bisnis.
Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai sistem CRM? Mulai langkah Anda dengan menjadwalkan konsultasi secara gratis sekarang juga!
