Sebelum implementasi, perhatikan tujuh fitur wajib sistem HRIS terbaik berikut ini untuk mengoptimalisasi bisnis maupun perusahaan Anda!
Ketika Anda sudah mengenal sistem HRIS sebagai wadah yang digunakan untuk mengelola sumber daya manusia pada bisnis maupun perusahaan berbasis sistem, tentunya Anda sudah mulai memikirkan untuk rencana selanjutnya. Sebuah penelitian di AS menunjukan sebanyak 70% perusahaan di era digital saat ini telah menggunakan HRIS untuk pengelolaan sumber daya manusia.
Sedangkan di Indonesia, mulai dari tahun 2002 telah banyak perusahaan maupun bisnis yang mengadopsi HRIS dalam pengelolaan karyawannya. Tidak hanya memberikan dampak positif dalam hal efisiensi waktu namun juga dapat meningkatkan keakuratan data yang diinput dan di update secara otomatis.
Hal ini tidak lepas dari peranan fitur-fitur pendukung yang memberikan kemudahaan dalam pengoperasiannya. Sistem HRIS terbaik pastinya dilengkapi dengan fitur yang tidak hanya canggih namun juga mampu menjawab semua pertanyaan atau permasalahan Anda.
Top 7 Fitur Sistem HRIS Terbaik
Salah satu keberhasilan Anda mengadopsi sistem HRIS terbaik adalah ketika Anda mampu mengeksploitasi seluruh fungsi sistem dengan maksimal. Sebelum memilih HRIS, terlebih dahulu pastikan Anda mengenali dan memeriksa dengan cermat sistem HRIS yang Anda pilih dan fitur-fitur wajib dan penting untuk dimiliki.
Berikut ini tujuh fitur yang wajib dimiliki oleh sistem HRIS pilihan Anda:
1. Pengelolaan Data Kepegawaian dan Dokumen
Hal pertama yang harus dimiliki oleh sistem HRIS terbaik tentunya kemampuan sistem dalam mengelola dan menyimpan seluruh data dan informasi terkait kepegawaian. Beberapa data karyawan yang disimpan salah satunya menggunakan spreadsheet maupun jenis lainnya biasanya akan jauh lebih sulit ketika Anda harus melakukan pelacakan data maupun dokumen.
Metode penyimpanan data dalam satu database memberikan kepastian bagi Anda akan data yang update dan akurat. HRIS juga merupakan cara penyimpanan dokumen modern yang dapat memberikan banyak kemudahan salah satu cara pencegahan pengelolaan secara manual. Selain meninggalkan cara manual dalam pengelolaan dokumen, HRIS dapat menjadi cara terbaik dalam mengefisiensi pengeluaran seperti untuk printer, kerta, tinta dan lain sebagainya.
Dokumen karyawan yang biasanya berisi data penting dan bahkan sensitif tidak lagi efektif apabila masih dikelola menggunakan cara manual. Melibatkan sistem dalam pengelolaan tentunya dapat menjadi jaminan dalam memastikan keamanan informasi sensitif agar tidak jatuh ke tangan yang salah. Tentunya faktor keamanan data adalah perhatian utama bagi setiap perusahaan manapun.
2. Portal Karyawan
Sistem HRIS terbaik memberikan aksesibilitas yang luas untuk seluruh informasi karyawan. Hal ini mencakup mengenai akses informasi kebijakan perusahaan, struktur organisasi, tunjangan, kinerja, penggajian dan berbagai hal yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
Memanfaatkan fitur portal karyawan, memberikan kemudahan bagi karyawan Anda dalam mengajukan permohonan hak cuti, melacak secara mandiri mengenai status cuti dan mengakses data human resources mereka. Kemudahan ini tentunya adalah manfaat terbesar untuk era digital saat ini yaitu dimana sistem ini dapat menjadi solusi yang disesuaikan dengan setiap kebutuhan serta optimalisasi waktu dan tenaga.
3. Rekrutmen Karyawan
Ketika bisnis/perusahaan terus berkembang, tentunya kebutuhan akan karyawannya juga terus meningkat. Ini bukan menjadi masalah ketika Anda memiliki pelamar dengan kuantitas kecil. Namun bagaimana jika pelamar kerja mencapai angka yang cukup tinggi bahkan melebihi ekspektasi perusahaan?
Dalam hal ini, sistem HRIS akan membantu mengotomatisasi proses rekrutmen karyawan Anda. Umumnya sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan laman penerimaan internal sehingga pelamar dapat dengan mudah melakukan apply pekerjaan dan tentunya dapat menyederhanakan proses penerimaan.
4. Sistem Penggajian
Salah satu aktivitas SDM yang sering memakan waktu adalah proses penggajian karyawan. Biasanya divisi payroll sebagai PIC yang bertugas dalam tahap ini akan lebih sibuk dari biasanya untuk mengurus gaji atau upah yang akan diberikan.
Tentu bukan sebuah ide yang bagus ketika Anda masih melakukannya dengan cara manual karena akan banyak masalah yang ditimbulkan seperti kesalahan hitung pengurangan pajak karyawan yang mengakibatkan kerugian.
Karena itulah, Anda wajib memastikan sistem HRIS yang Anda pilih sudah mencakup fitur penggajian yang memiliki kemampuan dalam penggajian otomatis. Fitur ini akan memungkinkan Anda menginput informasi perbankan, pembayaran upah lalu selanjutnya Anda dapat membiarkan sistem penggajian bekerja.
5. Sistem Penjadwalan, Absensi dan Cuti
Akan menjadi sebuah mimpi buruk ketika scheduling atau penjadwalan dilakukan secara tidak terorganisir. Pastikan sistem HRIS terbaik pilihan Anda telah dilengkapi dengan fitur penjadwalan baik preferensi penjadwalan, hari libur dan lainnya pada satu tempat. Ketika kesalahan atau human error seperti salah membuat jadwal terjadi, Anda dapat dengan mudah mengatur kembali pada sistem HRIS untuk mengingatkan Anda.
Selain penjadwalan, absensi ketidakhadiran dan cuti juga menjadi hal yang signifikan ketika tidak dikelola dengan cermat. Hal ini dapat terjadi ketika karyawan yang bermasalah akan melakukan pembatalan pekerjaan sesering mungkin. Karena inilah sistem HRIS diperlukan untuk meningkatkan efektivitas proses pelacakan.
6. Berita dan Pengumuman Perusahaan
Salah satu cara meningkatkan retensi karyawan terhadap perusahaan adalah dengan rutin memberikan update informasi mengenai perusahaan. Hal ini juga berguna untuk membangun pemahaman yang sama mengenai informasi penting perusahaan terpelihara dengan baik.
Salah satu fitur yang wajib dimiliki sistem HRIS terbaik adalah ketika perusahaan dapat secara rutin melaporkan pembaharuan berita penting maupun pengumuman secara langsung kepada karyawan.
7. Analisis dan Report
Pastikan sistem HRIS pilihan Anda dilengkapi dengan fitur analisis dan reporting yang telah disesuaikan dengan keadaan yang ada. Hal ini mencakup kemampuan fitur dalam menganalisis tren di seluruh bisnis, termasuk jam kerja karyawan yang terlambat, penghentian karyawan, kesehatan, produktivitas dan faktor lainnya.
Bagaimana Memilih Sistem HRIS Terbaik untuk Anda?
Setelah memahami fitur-fitur wajib yang harus dimiliki sistem HRIS, hal berikutnya yang harus dilakukan adalah memilih sistem HRIS terbaik. Tentunya dalam langkah menentukan keputusan sistem yang akan Anda gunakan bukanlah keputusan yang bisa dianggap enteng. Pasalnya kinerja dan kualitas sistem HRIS yang dipilih akan menentukan perjalanan pengelolaan SDM Anda.
1. Identifikasi Tujuan Anda
Hal pertama yang wajib Anda lakukan adalah mengidentifikasi tujuan Anda menggunakan HRIS. Untuk memudahkan membuat rumusan tujuan, Anda dapat menjawab pertanyaan: Mengapa Anda memerlukan HRIS? Apa yang ingin Anda capai dengan HRIS? Bagaimana HRIS akan membantu pengelolaan SDM Anda?
2. Memilih Vendor Pengembangan Sistem HRIS Berpengalaman
Tidak hanya kualitas dari sistem HRIS yang perlu Anda perhatikan, kualitas vendor pengembangan sistem juga tak kalah penting untuk dipertimbangkan. Hal ini mengacu pada proses pengerjaan sistem. Ketika vendor yang Anda pilih telah memiliki jam terbang cukup tinggi dan didukung dengan kemampuan SDM, hal ini dapat menjadi jaminan keberhasilan implementasi sistem.
Cara mudah untuk melakukan riset mengenai vendor Anda adalah dengan mengunjungi laman resmi mereka dan portfolio sebagai bukti pekerjaan mereka. Vendor dengan jam terbang tinggi tentunya sudah memiliki pengalaman implementasi dengan berbagai kasus atau permasalahan yang beragam. Hal ini tentunya mempengaruhi proses pengambilan keputusan ketika dalam proses pengerjaannya terdapat suatu case yang terjadi.
gtHRIS berdedikasi dalam menjadi platform atau sistem HRIS terbaik dengan mengintegrasikan sistem dengan sistem terkait lainnya yang mempunyai fungsi administratif dalam perusahaan. Kami juga berkomitmen dalam membantu Anda untuk menerapkan dan mengimplementasikan sistem yang efektif sehingga prosesnya berjalan dengan lancar dan mulus.
Untuk mengetahuinya lebih lanjut, Anda dapat melakukan booking konsultasi secara gratis dengan tim berpengalaman kami. Anda dimungkinkan untuk berdiskusi secara langsung dan biarkan kami mengidentifikasi kebutuhan SDM Anda.
