Bagi Anda yang bekerja di perusahaan besar, mungkin sudah tidak asing dengan yang namanya software ERP atau Enterprise Resource Planning. Tapi bagi Anda yang belum tahu, bisa simak artikel berikut ini yang berisi penjelasan lengkap mulai dari dari apa itu software ERP, industri apa yang membutuhkan sistem ini hingga bagaimana cara memilih yang tepat.
Apa Itu Software ERP?
Enterprise Resource Planning (ERP) atau ERP system merupakan perangkat lunak (software) yang biasa digunakan perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis sehari-sehari, misalnya membantu perencanaan proyek, pengadaan barang, produksi, mengelola sumber daya manusia hingga membuat laporan keuangan.
Adanya sistem ERP ini akan mengikat banyak proses bisnis dan memungkinkan aliran data di antara kegiatan bisnis tersebut. Dengan kemampuan mengumpulkan data transaksional bersama dari berbagai sumber, sistem ERP dapat menghilangkan duplikasi dengan menyediakan integritas data dengan satu sumber terpusat.
Sehingga software ERP bisa memfasilitasi perusahaan dengan informasi akurat dan real-time lewat satu sistem.
Jika dibayangkan, software ERP ini seperti penghubung yang menyatukan semua lini sistem komputer berbeda untuk sebuah organisasi besar. Tanpa adanya software ERP ini, setiap departemen akan menjalankan sistemnya sendiri untuk proses bisnis spesifiknya dan tidak terhubung dengan sistem yang lain yang terkait. Dengan adanya sistem ERP, setiap departemen masih bisa memiliki sistemnya sendiri, namun dapat terintegrasi dengan sistem yang lain dan dapat diakses melalui satu aplikasi dengan satu dashboard.
Manfaat Software ERP bagi Perusahaan?
Selain menyediakan informasi yang terintegrasi dan akurat secara real-time, ERP menawarkan berbagai manfaat untuk jalannya perusahaan, seperti,
- Meningkatkan kolaborasi: Mengingat data yang dimasukkan ke software ERP bersifat terpusat dan konsisten, tak ada lagi alasan mengapa berbagai departemen tidak dapat bekerja sama. Berbagi informasi dan berkolaborasi bisa dilakukan kapan pun diperlukan.
- Penghematan biaya: Dengan satu sumber informasi real-time yang akurat, perangkat lunak ini dapat memangkas biaya administrasi dan operasi. Jadi memungkinkan perusahaan untuk menggunakan uang tersebut di area lain yang lebih diperlukan.
- Fleksibilitas: Perangkat lunak ERP dapat beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah, sehingga memastikan perusahaan tidak perlu membeli solusi baru tiap kali kebutuhan bisnis berubah maupun berkembang.
Kapan Software ERP Dibutuhkan Perusahaan?
Lantas, kapan bisnis atau sebuah perusahaan membutuhkan software ERP dalam kegiatan operasionalnya sehari-hari? Hal ini bisa dilihat dari beberapa faktor. Seperti misalnya apakah Anda mengalami kesulitan dalam mengelola dan melacak inventaris serta membutuhkan waktu lama untuk melacak transaksi keuangan serta membuat laporan keuangan?
Apakah Anda mengandalkan tebakan alih-alih berdasar data dalam memperkirakan penjualan? Jika jawabannya iya, maka inilah tanda-tanda perusahaan Anda membutuhkan software ERP yang efisien untuk menuntaskan permasalahan itu.
Industri yang membutuhkan Software ERP?
Pada umumnya setiap industri bisnis yang berjalan dengan melibatkan fungsionalitas kompleks, dapat memperoleh manfaat dari penggunaan software ERP. Lewat teknologi ini beberapa bisnis akan terbantu dalam peningkatan produktivitas dan merampingkan proses kerja. Industri yang membutuhkannya antara lain,
- Konstruksi: Meski lokasi proyek terpencar, kontraktor dapat memeriksa statusnya dan menganalisis apa saja yang menyebabkan hambatan pada proyek lewat software ERP. Mereka dapat melacak inventaris secara real-time dan mengevaluasi jumlah bahan yang dibutuhkan serta semua dokumen fisik lebih mudah untuk dikelola dan disimpan.
- Manufaktur: Bisnis manufaktur tentunya harus menangani berbagai aspek untuk memastikan pengiriman produk tepat waktu. Mulai dari melacak waktu pekerja hingga membeli bahan baku, dari melacak inventaris hingga mengelola keuangan, setiap aspek bisnis manufaktur saling berhubungan satu sama lain. Di sini lah perangkat lunak ERP bisa menjadi solusi lengkap untuk semua proses itu.
- Wholesale: Seluruh fungsi industri grosir berjalan dengan konsep “permintaan dan penawaran.” Jika permintaan akan suatu produk tidak dipenuhi oleh pasokan, bisnis grosir dapat kehilangan reputasinya di pasar. Di sisi lain, jika permintaan kurang dari pasokan, bisnis dapat mengalami kerugian finansial yang besar. Software ERP dapat membantu dalam mengelola rantai pasokan dan memastikan tidak ada hambatan dalam distribusi produk.
- Ritel: Dalam bisnis ritel, sejumlah fungsi yang melibatkan manajemen inventaris, laporan penjualan, pembuatan faktur, dan informasi pelanggan umumnya ditangani dengan bantuan alat individual. Dengan bantuan perangkat lunak ERP, Anda dapat menyelesaikan semua fungsi ini secara kolektif. Sebab dengan aliran data yang efisien, kinerja setiap produk dapat dianalisis dengan mudah.
Modul-Modul dalam Software ERP
Modul di software ERP berfungsi sebagai instrumen penting agar fungsi software berjalan baik. Perlu diketahui bahwa setiap modul yang ada di dalam setiap software ERP bisa berbeda-beda, tergantung dengan kebutuhannya. Setidaknya ada 10 modul yang ada di perangkat lunak ini.
Finance
adalah modul ERP yang paling penting karena memungkinkan bisnis untuk memahami keadaan keuangan mereka saat ini dan prospek masa depan. Di sisi lain juga mempermudah pengelolaan anggaran, keuangan dan akuntansi di perusahaan.
Human Resources
Modul ini memiliki catatan terperinci dan menyimpan dokumen semua karyawan untuk memudahkan pengelolaan serta mengetahui kondisi karyawan. Sehingga bisa memudahkan HRD untuk mengambil keputusan yang tepat untuk menyusun strategi SDM perusahaan.
Inventory
memungkinkan kontrol inventaris dengan melacak jumlah dan lokasi item. Modul ini menawarkan gambaran lengkap tidak hanya inventaris saat ini tetapi juga inventaris yang masuk, melalui integrasi dengan alat pengadaan, membantu mengelola biaya inventaris, dan memastikan stok tersedia.
Customer Relationship Management (CRM)
Menyimpan semua informasi pelanggan seperti riwayat komunikasi dan pembelian. Sehingga memberikan kemudahan dalam mengelola informasi penjualan produk, informasi pencapaian target dan informasi customer di perusahaan.
Paperless Office
sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi dan surat menyurat dengan pengurangan atau peniadaan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital.
Point of Sale
mengacu pada lokasi fisik di mana barang atau jasa dibeli dan data transaksi ditangkap melalui mesin kasir elektronik atau perangkat elektronik lainnya seperti pembaca kartu magnetik, pemindai optik dan barcode atau kombinasi dari semuanya.
General Affair & Procurement
atau disebut juga dengan purchasing, modul ini membantu perusahaan mengelola dan mengamankan barang yang diperlukan untuk memproduksi atau menjual produk.
Legal Management System
Memastikan alur kerja corporate legal lebih sederhana. Agar penerbitan dokumen bisa ditracking dengan jelas serta arsip dokumen legal pun tersusun dengan sistematis, yang memudahkan untuk mencarinya kembali.
Asset
mempermudah pengelolaan semua transaksi yang terkait dengan Aset perusahaan mencakup pembelian, penjualan, penyusutan, penghapusan, pemindahan, atau pemeliharaan
Dashboard
Dasbor ERP berfungsi sebagai antarmuka utama. Ini adalah tampilan pertama yang dilihat pengguna, dan berisi informasi penting yang diperbarui secara rea- time.
Cara Memilih Sofware ERP
Hanya karena satu software ERP sangat popular, belum tentu itu cocok untuk perusahaan Anda. Karenanya, terapkan Langkah ini untuk memilih software ERP yang sesuai.
1. Buat tim riset dan seleksi ERP
Jangan hanya mengumpulkan tim IT untuk riset, tapi juga pemangku kepentingan utama dari departemen lain yang akan menggunakan alat ini. Mereka dapat memberi masukan tentang aplikasi yang mereka gunakan setiap hari dan kira-kira software seperti apa yang dibutuhkan agar kerja lebih efisien.
2. Audit aplikasi dan alur kerja perusahaan
Sebelum memilih software ERP, pertimbangkan apa yang bisa dan tidak berfungsi dalam proses dan aplikasi bisnis saat ini. Cara terbaik untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dari alur kerja dan hambatan saat ini adalah dengan menyelesaikan audit jaringan. Proses ini akan membantu mengidentifikasi masalah keamanan saat ini, mencari alat lama yang perlu diganti, dan bahkan menemukan alat yang tidak lagi digunakan.
3. Fokus pada peningkatan kualitas data
Pertimbangkan untuk berinvestasi dalam pembersihan data dan alat kualitas data lainnya untuk meningkatkan akurasi dan relevansi data sebelum migrasi ERP. Langkah ini akan menghemat waktu dan uang. Serta akan memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang di mana data saat ini berada dan bagaimana digunakan.
4. Prioritaskan modul ERP untuk kasus terbesar
Setiap bisnis akan membutuhkan modul ERP yang berbeda untuk menjalankan bisnis mereka secara efektif. Pertimbangkan di mana titik kesulitan terbesar perusahaan. Baik Anda ingin mengelola alur kerja dalam rantai pasokan atau siklus hidup karyawan untuk sumber daya manusia, sebagian besar vendor besar akan memiliki modul yang menyederhanakan kasus itu.. Penting untuk tidak berinvestasi dalam modul yang tidak akan membantu tim perusahaan secara terukur.
5. Pertimbangkan latar belakang teknis dan keterampilan tim IT perusahaan
Apakah perusahaan memiliki tim IT yang sudah berpengalaman menyiapkan dan mengelola platform ERP, atau sebaliknya? Pengalaman dan pengetahuan tim IT harus menjadi faktor saat memutuskan apakah Anda menginginkan ERP yang menggunakan pendekatan template(siap pakai) atau pendekatan yang bisa dapat disesuaikan. Anda juga harus meneliti seperti apa pelanggan Anda untuk platform ERP tertentu sebelum memulai.
6. Siapkan dokumentasi dan pertanyaan untuk demo produk
Sebagai calon pengguna ERP, tim Anda harus menyiapkan demo produk. Tetapi sebelum Anda benar-benar menjalani proses demo produk, siapkan dokumentasi dan pertanyaan untuk memastikan demo mencakup semua yang perlu Anda ketahui sebelum membeli.
Macam-macam ERP
Saat ini tersedia macam-macam software ERP, termasuk on-premise, cloud, dan hybrid. Untuk On-Premise berarti software ERP akan diinstal secara local pada hardware di pusat data perusahaan. Sehingga pemasangan dan pemeliharaan membutuhkan tim IT perusahaan.
Sementara itu cloud ERP, vendor mengelola perangkat lunak dan data ERP perusahaan di cloud, dan pengguna bisa mengaksesnya lewat website. Sifatnya pun berlangganan.
Sedangkan ERP hybrid, adalah gabungan dari keduanya, di mana menggunakan kombinasi on-premise dan cloud untuk mendukung kebutuhan perusahaan.
Nah untuk kelebihan dan kekurangan 3 macam ERP tersebut bisa dilihat di tabel ini.
Tipe ERP
Saat memutuskan ERP mana yang akan dibeli, Anda dapat memilih ERP custom made (fitur dapat disesuaikan) ERP off-the-shelf (ready made). Karena sifatnya siap pakai, ERP off-the shelf sering mengakibatkan perusahaan perlu mengatur ulang seluruh alur kerja agar sesuai dengan perangkat tersebut.
ERP Custom Made
Dari segi biaya, ERP custom memerlukan biaya awal yang tinggi. namun setelah pengembangan, Anda perlu keluar uang lagi untuk menggunakannya. Sebab Anda akan menjadi pemilik produk serta dapat memilih fitur dan instrumen apa yang diinginkan. Di sisi lain ingkungan pemrograman, struktur perangkat lunak, bahasa, desain semuanya terserah Anda. Selain itu, Anda memegang kendali penuh atas akses karyawan dan data.
Perusahaan pengembang sistem ERP akan menghabiskan waktu untuk mengenal bisnis Anda lebih baik. Konsekuensinya adalah alur kerja yang stabil, karena modul ERP custom dirancang khusus untuk kebutuhan perusahaan Anda. Sehingga saat Anda mengalami masalah dengan sistem, bisa langsung berkomunikasi dengan pengembang.
ERP Off-the-shelf
Perusahaan kecil sering kali lebih memilih sistem ERP yang siap pakai, karena mereka tidak memerlukan banyak penyesuaian dan cocok dengan fitur yang ditawarkan. Biaya software ERP yang siap pakai juga lebih mudah ditentukan di muka.
Namun, mengintegrasikan solusi ERP siap pakai sering kali berarti harus membayar seluruh paket, baik jika Anda memerlukan semua fitur atau tidak. Selain itu, mengadopsi sistem yang ada juga bisa memakan waktu lebih lama dan lebih rumit daripada mengadopsi sistem custom, karena bisnis harus menyesuaikan proses mereka ke dalam sistem ERP yang siap pakai.
gtERP, Solusi Software ERP Bagi Berbagai Industri Bisnis
Bagi Anda yang masih bingung memilih software ERP mana yang cocok untuk bisnis, salah satu rekomendasi yang bisa dicoba adalah gtERP. GtERP merupakan rangkaian sistem ERP yang terintegrasi untuk membantu memudahkan proses pengelolaan bisnis perusahaan.
Software ERP yang dikeluarkan oleh Gamatechno ini memudahkan tidak hanya dalam keuangan dan mengelola inventaris perusahaan saja, tapi juga perencanaan SDM, hinggga pengelolaan konsumen. Dilengkapi dengan berbagai fitur dalam modulnya, sehingga fasilitas yang diberikan cukup lengkap dan sangat memudahkan.
Software ini mempunyai beberapa modul di dalamnya, mulai dari modul gtCEM, gtFinance, gtHR, gtGA, gtPos, dan sebagainya.
gtERP cocok digunakan untuk segala jenis bisnis di industry konstruksi, manufaktur, retail, trading, hotel, food and beverage, real estate, sekolah, institusi pemerintah, engineering, proyek, keuangan, logistic, transportasi dan berbagai jenis industri lainnya. Jadi, gtERP bisa menjadi solusi lengkap kebutuhan software ERP perusahaan Anda, apapun jenis bisnisnya.
Kesimpulan
Dari ulasan di atas dapat disimpulkan software ERP dapat menyederhanakan berbagai aktivitas operasional bisnis yang kompleks, untuk mengoptimalkan produktivitas, efisiensi, dan menghemat biaya. Berbagai skala bisnis bisa menggunakan perangkat lunak ini, baik skala kecil, menengah, maupun besar, tergantung kebutuhan.
Karena software ERP menyentuh hampir setiap aspek bisnis, secara alami akan mendorong upaya kolaboratif karyawan antardepartemen. Sehingga dengan penggunaannya, perangkat lunak ini bisa menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi perusahaan, karyawan, maupun konsumen.
Jadi, sudahkah Anda menentukan software ERP mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda? Jika masih bingung, jangan ragu untuk bertanya kepada penyedia software ERP yang tepat, Gamatechno siap membantu!
Info selengkapnya bisa hubungi kami melalui Kontak Form
atau kontak Whatsapp tim Gamatechno di 0274566161
