Apakah perusahaan Anda masih mengelola asset dengan cara manual? Seperti menuliskannya di buku atau menginput item satu per satu di Microsoft Excel? Jika iya, maka saatnya untuk mempertimbangkan penggunaan software asset management.
Seperti diketahui, pendekatan manual menghabiskan banyak waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia (human error). Nah, software asset yang baik akan membantu meminimalkan kesalahan tersebut, bahkan bisa meningkatkan akurasi.
Untuk lebih jelasnya, mari simak pembahasan soal software asset management di artikel ini dan pentingnya bagi perusahaan.
Apa Itu Software Asset Management?
Dikutip dari Techopedia, software asset management adalah aplikasi khusus yang digunakan untuk mendata dan melacak asset perusahaan sepanjang siklus hidupnya, mulai dari pengadaan hingga pembuangan.
Perangkat ini mampu menyediakan informasi secara real-time seperti dimana asset tertentu berada, siapa yang menggunakannya, bagaimana mereka digunakan, dan detail tentang asset tersebut, baik asset perangkat lunak maupun perangkat keras. Software asset management ini juga dikenal sebagai alat manajemen asset.
Permasalahan Umum Pengelolaan Asset
Ada beberapa masalah umum yang dihadapi perusahaan terkait pengelolaan asset. Diantaranya adalah,
- Seiring banyaknya kebutuhan perusahaan yang meningkat, tracking dan pendataan asset semakin sulit.
- Prosedur pengajuan manual yang harus melewati banyak alur membuat pengajuan pengadaan asset membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan approval.
- Sulit mencapai titik Break Even Point (BEP) saat depresiasi asset tidak diperhitungkan ke dalam harga pokok produksi, menyebabkan perusahaan merugi.
- Sulit melakukan proses audit yang akuntabel.
- Belum memiliki system dengan standar Kartu Inventaris Barang (KIB).
Hal-Hal Penting dalam Software Asset Management?
Tidak semua software asset menawarkan fitur yang sama. Untuk menemukan perangkat lunak yang tepat, ada beberapa hal penting dalam software asset management yang perlu Anda tahu.
Real-time tracking
Pelacakan asset secara real-time menjadi komponen penting, sebab akan membantu perusahaan membuat keputusan tepat waktu serta mencegah biaya perbaikan dan penggantian yang tidak perlu.
In-depth reporting
Pelaporan mendalam memberikan wawasan yang diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat tentang asset, mulai dari penggunaan serta pemeliharaan hingga pengadaan dan pembuangan. Software asset management yang cerdas dan mudah memungkinkan pelaporan komprehensif.
User-friendly interface
Software asset management yang mudah digunakan dapat menghemat banyak waktu dan kebutuhan pelatihan untuk staff. Cari perangkat lunak manajemen asset dengan antarmuka yang jelas serta mudah dinavigasikan.
Mobile Compatibility
Perangkat lunak manajemen asset haruslah menawarkan kompatibilitas seluler sehingga staf dapat menggunakannya tak cuma di kantor, tapi juga saat bepergian. Sehingga mampu memberikan pembaruan waktu nyata tentang pekerjaan manajemen asset yang dilakukan.
Alasan yang membuat Software Asset Management Ini Penting bagi Perusahaan
Beralih dari metode manual ke otomatis dalam konteks pengelolaan asset perusahaan tentunya memberi banyak keuntungan. Setidaknya ada lima alasan yang membuat software asset management penting untuk diterapkan bagi sebuah perusahaan.
Menghindarkan dari pembelian asset yang tidak perlu
Setiap tahun perusahaan selalu mengeluarkan biaya untuk mengganti atau menambah asset. Sayangnya, Anda akan sering menghabiskan lebih banyak uang daripada yang dibutuhkan. Hal ini sering terjadi karena perusahaan tidak mencatat detail asset mana yang masih ada, hilang, dicuri, atau rusak.
Dengan software asset management ini, Anda dapat memonitor setiap asset dengan baik, sehingga tidak ada lagi yang terbengkalai atau terlupakan.
Pencatatan yang lebih akurat dan detail
Input data manual ke spreadsheet/excel sangat rentan terhadap kesalahan manusia. Selain itu, terdapat keterbatasan lain dari spreadsheet, yaitu kurangnya detail yang dapat dimasukkan, apalagi jika data yang dimasukkan ke dalam spreadsheet hanya berasal dari sistem informasi pembelian.
Software asset management bisa menampung semua informasi yang dibutuhkan dari asset. Semua bisa dicatat secara rinci, termasuk siapa penggunanya, tempat asset berada, hingga kondisi asset, sehingga perusahaan dapat mengontrolnya dengan lebih mudah.
Proses audit yang lebih mudah
Audit adalah sesuatu yang harus dilakukan dari waktu ke waktu, setidaknya setahun sekali. Jika masih menggunakan cara manual untuk melacak asset perusahaan, bisa dibayangkan sulitnya proses audit bukan?
Beberapa kendala sangat umum terjadi selama proses audit jika masih mencatat asset secara manual. Contohnya adalah ketidaksesuaian antara asset yang tercatat dalam dokumen dengan jumlah asset yang sebenarnya di lapangan maupun sebaliknya.
Mudah memantau asset yang bergerak cepat
Pergerakan cepat yang dimaksud dapat berupa berpindah tempat atau berpindah tangan dari satu pengguna ke pengguna lainnya.
Melacak asset yang bergerak cepat seperti itu ke dalam lembar kerja agar selalu diperbarui jelas merepotkan. Belum lagi jika kemudian salah satu karyawan gagal memperbarui transfer asset.
Dengan software yang bekerja secara otomatis, memperbarui informasi untuk asset yang bergerak cepat akan menjadi lebih mudah. Selain melacak lokasi asset, mengetahui info siapa yang terakhir menggunakannya hingga mencari tahu kapan asset terakhir mendapat perawatan dapat diselesaikan dengan cepat.
Lebih mudah membayar pajak dan asuransi asset
Biaya pajak kendaraan tidaklah murah. Bayangkan jika perusahaan sudah mengeluarkan uang untuk membayar pajak, tapi ternyata kendaraan tersebut malah tidak ada?
Hal ini tentu akan merugikan keuangan perusahaan, di mana asset tidak terdaftar ini masih dibayar untuk asuransi dan pajak sementara kendaraan yang sebenarnya hilang atau rusak. Oleh karenanya, asset seperti ini harus dikecualikan dari daftar asset atau asuransi yang dibayar pajak.
Untuk mengatasi hal tersebut, Anda harus melakukan pengecekan persediaan secara berkala. Dengan software management asset, proses pemeriksaan inventaris dapat dijalankan kapan saja dengan mudah dan cepat.
Fitur Asset Management yang sering digunakan oleh Banyak Perusahaan?
Idealnya, perusahaan perlu mencantumkan fitur spesifik yang dibutuhkan sebelum mulai mengevaluasi software asset mana yang paling cocok. Tapi sebagai gambaran, berikut adalah beberapa fitur yang sering digunakan banyak perusahaan, atau dengan kata lain fitur teratas yang harus dicari saat mempertimbangkan software asset management untuk perusahaan.
Data Asset
Audit asset sangat penting untuk memverifikasi asset apa yang dimiliki perusahaan. Fitur ini akan memudahkan dalam pendataan asset yang dimiliki perusahaan. Pendataan asset berupa nama aset, tipe aset, vendor, lokasi aset, hingga departemen pemakai aset tersebut.
Penggunaan Asset
Fitur ini memudahkan dalam pengajuan penggunaan aset, persetujuan penggunaan aset dan histori penggunaan aset yang telah terpakai. Sistem pelacakan dalam perangkat akan mencatat siapa yang mengakses, kapan dan berapa lama suatu barang dipindahkan.
Transaksi Asset
Fitur yang memudahkan dalam pengelolaan transaksi atau status asset seperti disposal (pembuangan), write off, revaluation, transfer, change location, depreciation dan return.
Depresiasi Asset
Software asset memiliki fitur yang memudahkan dalam perhitungan depresiasi aset. Perhitungan depresiasi aset nantinya bisa dijadikan sebagai pertimbangan perusahaan untuk mengganti aset lama yang telah habis masa penggunaannya dengan aset yang baru.
gtAsset, Software Asset Management Terbaik bagi Perusahaan
Asset merupakan komponen penting dalam perusahaan Anda. Dari penerapan hingga pemeliharaan dan perbaikan, manajemen asset melibatkan tingkat kerumitan yang tinggi. Namun, memilih perangkat lunak terbaik memungkinkan manajemen aset yang mudah dan gtAsset bisa menjadi solusi.
gtAsset merupakan software asset management yang ditujukan untuk mempermudah pengelolaan aset perusahaan dilengkapi 4 fitur utama (master data asset, asset usage, asset transaction, dan asset depreciation).
Integrasi dengan platform lain dan Barcode Scanner yang terpasang pada asset, memudahkan pendataan menggunakan aplikasi gtAsset. Selain itu, semua perpindahan, pelelangan, pengurangan dan penambahan fixed asset dapat terpantau dengan tracking system, sehingga memudahkan reporting maupun audit perusahaan nantinya.
Kesimpulan
Proses pengelolaan aset merepotkan jika masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet atau Microsoft Excel. Kebutuhan untuk memperbaharui data secara terus menerus, membutuhkan disiplin dan ketelitian yang tinggi, belum lagi metode ini cenderung rentan terhadap human error yang membuatnya tidak praktis.
Namun lain cerita jika Anda menggunakan software asset management dari Gamatechno, yaitu gtAsset. Perangkat lunak ini akan memudahkan dalam mengelola setiap asset dengan mudah dan cepat, memungkinkan Anda untuk secara otomatis memantau, melacak, dan mengkategorikan asset fisik perusahaan secara real-time.
Saatnya pindah cara manual dalam pengelolaan asset perusahaan dengan gtAsset!
