Bisnis yang berkembang serta jumlah karyawan yang terus bertambah terkadang bisa membuat divisi Human Resources (HR) kesulitan. Itulah mengapa bantuan software HRIS diperlukan di situasi ini.
Dengan memilih software HR yang bekerja dengan baik dengan operasional bisnis, Anda dapat mengelola kerja HR dengan lebih baik serta mendorong kepuasan dan produktivitas karyawan.
Namun sebenarnya apa yang dimaksud software HR dan kapan ia dibutuhkan? Berikut penjelasan lengkapnya!
Apa Itu Software HRIS?
Software HR merupakan suatu sistem teknologi yang dikembangkan untuk mendukung kerja HR. Perangkat ini dapat mengolah maupun menyimpan data karyawan dan mengintegrasikannya dengan administrasi, absensi, manajemen kinerja dan lain sebagainya terkait dengan performa karyawan.
Semua itu disimpan di satu data terpusat, sehingga menjaga informasi tetap teratur dan mengotomatisasi tugas manual.
Software HR memungkinkan untuk melihat berapa banyak karyawan yang dibutuhkan pada waktu-waktu tertentu dalam setahun berdasarkan data historis sehingga sumber daya rekrutmen dapat dialokasikan. Pada intinya, tujuan utama dari software HR adalah menyederhanakan alur kerja SDM menjadi lebih efisien dan efektif.
Kenapa Perusahaan Membutuhkan Software HRIS?
Meningkatkan produktivitas karyawan dan meningkatkan laba perusahaan merupakan dua hal yang umum diinginkan perusahaan. Keduanya bisa tercapai salah satunya dengan menggunakan software HR.
Mengapa? Karena ia mampu mengotomatisasi tugas dan mengelola data, sehingga menghemat waktu yang berharga dan mengurangi manajemen dokumen yang rumit.
Dengan mengurangi dokumen dan merampingkan proses, perusahaan dapat mengubah peran manajer dan karyawan menjadi lebih strategis. Perangkat lunak SDM memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas tingkat tinggi, menghasilkan perencanaan yang lebih baik, pengambilan keputusan yang lebih strategis, dan kepuasan kerja yang lebih besar. Di mana pada akhirnya bisa meningkatkan laba perusahaan.
Manfaat Software HRIS bagi Perusahaan?
Setiap aspek kerja HR, mulai dari onboarding hingga offboarding, dapat dilakukan dari lokasi terpusat dengan perangkat lunak ini. Setidaknya ada 3 manfaat utama software HR bagi perusahaan.
1. Menyederhanakan pekerjaan administrasi
Banyak tugas administratif dapat diotomatisasi. Misalnya mendigitalkan dokumen, mencatat data kehadiran dan waktu istirahat untuk pemrosesan penggajian dapat dibuat dalam hitungan menit. Secara keseluruhan, software HR mengakhiri pekerjaan yang berulang dan membosankan, membuat tugas-tugas penting ini lebih mudah bagi karyawan.
2. Memusatkan data-data penting
Informasi untuk kehadiran, waktu istirahat, penggajian, kinerja, dan lainnya dapat disimpan dalam satu database terpusat. Data ini hanya dapat diakses oleh mereka yang memiliki izin yang diperlukan, yang memastikan keamanan data, privasi karyawan, dan kesiapan audit.
3. Meningkatkan komunikasi
Software HR umumnya menyediakan akses ke sistem obrolan internal untuk memfasilitasi komunikasi yang lancar antar karyawan. Diskusi dapat dimulai kapan saja oleh siapa saja. Dengan cara ini, tim Anda dapat berbagi ide, mengerjakan proyek, dan mendiskusikan strategi tanpa kerumitan. Setiap kali pengumuman dibuat, karyawan akan mendapat notifikasi.
Kapan Software HRIS Dibutuhkan Perusahaan?
Mungkin Anda masih bingung apa saja indikator yang mengatakan bahwa sudah waktunya untuk berinvestasi pada software HR. Berikut adalah beberapa indikatonya.
1. Pengelolaan dokumen terlalu rumit & memakan waktu
Dengan cara manual akan menciptakan tumpukan dokumen dan membuat divisi HR menghabiskan sebagian besar hari untuk menyaring kandidat, merekrut karyawan baru, atau memantau kinerja. Akibatnya, karyawan kelelahan, dan kerjanya menjadi kurang efisien serta produktif.
2. Sering terjadi kesalahan data
Jika Anda masih menggunakan proses manual, satu hal yang pasti: menghadapi banyak kesalahan manusia. Sayangnya, entri data manual, penggunaan beberapa sistem secara bersamaan, dan ketergantungan pada spreadsheet meninggalkan banyak ruang untuk kesalahan yang berdampak negatif, seperti kesalahan penggajian.
3. Laporan yang akuntabel dan transparan
Jika Anda masih mengandalkan pengambilan data dan insight penting secara manual untuk membuat laporan, artinya memberikan beban yang tidak perlu dan membuang waktu yang berharga.
Pelaporan manual justru bisa mempersulit analisis data dan tidak menunjukkan di mana letak kesalahan yang perlu diimprove. Berbeda dengan software HR yang secara otomatis menghasilkan laporan komprehensif.
4. Akses informasi yang terlalu kompleks
Jika Anda masih menyimpan semuanya dalam beberapa sistem atau, lebih buruk lagi, di lemari arsip, maka Anda pasti membutuhkan software HR. Sebab, sistem penyimpanan seperti itu tidak memungkinkan untuk menyimpan file secara teratur dan keamanan data yang tidak terjamin.
Industri yang membutuhkan Software HRIS?
Pada dasarnya penggunaan software HR cocok untuk bisnis kecil maupun besar yang ingin meningkatkan efisiensi operasinya. Tentunya sebelum memilih yang tepat, penting untuk melihat software mana yang paling cocok di industri perusahaan saat ini.
Jika perusahaan Anda termasuk dalam salah satu sektor ini, mungkin sudah saatnya berinvestasi dalam software HR.
Konstruksi
Pekerja konstruksi sering ditempatkan di beberapa lokasi kerja, sehingga sulit untuk melacak kehadiran mereka satu-satu. Software HR akan sangat membantu dalam mendistribusikan pekerja, memastikan gaji dibayarkan tepat waktu hingga memastikan pekerja mendapat informasi terbaru tentang kebijakan perusahaan.
Perbankan
Karena industri perbankan sebagian besar berbasis layanan, beberapa tantangan utama yang dihadapinya adalah mengelola orang sambil menavigasi risiko keuangan dan ekonomi.
Ketergantungan yang besar pada tenaga kerja ini menjadikan SDM sebagai prioritas utama dan software HR dapat membantu merencanakan perekrutan, melatih karyawan saat ini, mengelola kinerja karyawan, dan melacak kebutuhan karyawan.
Kesehatan
Pekerjaan di industri perawatan kesehatan akan terus tumbuh secara eksponensial. Fasilitas perawatan kesehatan dan rumah sakit tentunya membutuhkan personel SDM yang banyak. Software HR yang tepat dapat merampingkan proses pengelolaan SDM melalui basis datanya.
Hospitality
Industri perhotelan, di mana turn-over tinggi dan memiliki tim besar, penggunaan software HR dapat memberikan efisiensi, transparansi, dan bahkan penghematan biaya. Alih-alih harus menghubungi HR untuk mendapatkan bantuan dalam memeriksa informasi penggajian, atau meminta cuti, karyawan dapat menggunakan fitur self-service.
Modul-Modul dalam Software HRIS
Menemukan software yang tepat untuk bisnis Anda mungkin jadi tantangan. Tapi hal terpenting yang harus diketahui adalah modul dan fitur apa yang dibutuhkan. Berikut ini beberapa modul software HR paling populer yang sebaiknya dipertimbangkan.
Online Recruitment: menangani semua proses rekrutmen seperti pengisian formulir, memposting lowongan kerja bahkan penyaringan awal.
Manajemen Ijin dan Cuti: menyederhanakan proses pengajuan dan persetujuan ijin maupun cuti yang terintegrasi dengan jadwal tim.
Payroll: otomatisasi penghitungan dan pembayaran gaji tiap karyawan, memotong pajak, mengirim slip gaji hingga setoran langsung ke rekening.
Portal Informasi HR: penyimpanan data karyawan mulai dari nama, alamat, riwayat pekerjaan hingga penilaian kerja.
Job Tender: informasi mengenai semua manajemen tugas, status hingga tim yang melaksanakannya
Employee Self Services: sistem layanan mandiri di mana karyawan dapat mengakses data personal maupun mengatur beberapa hal seputar pekerjaan mereka.
Kemudahan Pengelolaan Karyawan dengan gtHR
Mengingat kompleksnya pengelolan SDM dan peran penting HR dalam sebuah perusahaan, penggunaan aplikasi HRIS menjadi pilihan terbaik. Sistem pengelolaan SDM dari Gamatechno, yakni gtHR hadir sebagai solusi yang tepat untuk menangani permasalahan pengelolaan pegawai di perusahaan.
gtHR memiliki fitur unggulan untuk kebutuhan perusahaan, antara lain pengelolaan master data pegawai, mutasi & transfer, pengelolaan waktu pegawai, kompensasi & benefit, payroll, rekrutmen serta portal pegawai untuk kemudahan HR maupun akses bagi setiap pegawai.
Dengan dukungan gtHR akan semakin memudahkan proses administrasi data pegawai, yang mana menggantikan sistem manual dengan sistem berbasis data komputer sehingga dapat memudahkan akses hingga analisis.
Kesimpulan
Seiring dengan perubahan dunia dan tempat kerja, departemen SDM juga harus mengadaptasi teknologi terbaru untuk melayani kebutuhan karyawan dan organisasi.
Jika divisi HR perusahaan Anda sedang kesulitan untuk mengelola dan memelihara SDM, maka inilah saatnya untuk mengeksplorasi software HR yang dirancang untuk mengoptimalkan proses meningkatkan bisnis. gtHR dari Gamatechno bisa membantu mewujudkan hal itu.
Penggunaan gtHR tidak hanya mempercepat perolehan informasi, tetapi juga berdampak pada peningkatan layanan, baik ke seluruh karyawan maupun perusahaan.
Dengan bantuan software HR, pencarian data dapat dilakukan secara cepat, akurat, menampilkan rekap data yang konsisten serta detail untuk kebutuhan pengambilan keputusan strategis, yang akhirnya akan berdampak pada penambahan laba.
