Kenali aplikasi HRIS yang banyak diterapkan di perusahaan untuk menunjang optimalisasi ekosistem HR!
Tanpa disadari ada banyak manajer SDM yang terlalu meluangkan waktunya hanya untuk pekerjaan berulang yang umumnya administratif sehingga lalai mempertimbangkan hal-hal yang lebih penting. Tahukah Anda terkadang hal ini adalah jebakan yang dalam jangka panjang dapat berpotensi merugikan perusahaan khususnya departemen HR.
Kian bertumbuhnya perusahaan-perusahaan baru dan meningkatnya persaingan diantaranya, SDM kini dilihat sebagai sumber keunggulan kompetitif tersendiri bagi sebuah perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus memikirkan untuk memiliki SDM yang memiliki keterampilan tinggi agar dapat memberikan keunggulan kompetitif.
Perubahan dunia dan evolusi teknologi yang kian dinamis, membutuhkan pemenuhan kebutuhan informasi ini menjadi penting. Department HR khususnya manajer HR harus menyadari bahwa perubahan teknologi ini tidak hanya berpengaruh pada produktivitas kualitas informasi karyawan namun juga berdampak pada efektivitas seluruh organisasi.
Untuk mengatasi aktivitas berulang dan pengelolaan SDM tradisional dalam menghadapi transformasi digital yang makin kompleks, banyak perusahaan yang mulai mengotomatiskan proses ini dengan aplikasi HRIS. Hal ini didukung oleh penelitian yang dilakukan di AS dimana ada 70% perusahaan yang telah menggunakan HRIS untuk mengelola SDM mereka.
Aplikasi HRIS untuk Perusahaan
Aplikasi HRIS merupakan sistem yang digunakan perusahaan dalam menghimpun, menyimpan, menganalisis dan mendistribusikan informasi terkait SDM perusahaan. Umumnya aplikasi HRIS terintegrasi dengan semua layanan HR yang digunakan oleh seluruh fungsi SDM.
Didukung dengan sistem informasi dan canggihnya internet, mempengaruhi setiap proses di setiap fungsi manajemen SDM saat ini terkomputerisasi. Dimana hal ini meliputi: payroll, waktu dan kehadiran, penilaian kinerja, administrasi, rekrutmen, portal karyawan, penjadwalan dan manajemen cuti. Menurut penelitian yang dilakukan pada tahun 1994 menyatakan HRIS digunakan khususnya dalam mengotomatisasi tugas rutin atau berulang “untuk menggantikan pengarsipan”. Database yang disimpan menggunakan sistem akan menekan angka kehilangan data dan meningkatkan sistem keamanan datanya. Artinya penggunaan aplikasi HRIS ini dapat menjadi langkah optimalisasi kegiatan HR agar lebih berjalan dengan maksimal.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi HRIS
Meningkatnya data karyawan yang harus dikumpulkan, dikelola dan dianalisis oleh perusahaan mendorong peluang perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari aplikasi HRIS. Sentralisasi data dan informasi seputar karyawan menciptakan kemudahan pengelolaan tersendiri bagi departemen HR.
Aplikasi HRIS juga berfungsi sebagai pedoman dalam penerapan sistem manajemen sumber daya manusia dan manajemen sumber daya manusia yang lebih modern dan canggih. Hal ini dapat kita lihat dengan adanya sistem rekrutmen dan manajemen kinerja yang otomatis.
Aplikasi ini hadir dalam berbagai jenis aplikasi HRIS yang lebih dari sekedar database pada umumnya. Hal ini berkat manfaat-manfaat dalam membantu penyederhanaan fungsi SDM dan meminimalisasi waktu yang terbuang bagi tim HR untuk melakukan tugas berulang sehingga lebih fokus pada tugas yang jauh lebih penting.
Simak 8 keuntungan yang bisa Anda dapatkan ketika mengadopsi aplikasi HRIS di perusahaan:
1. Mengurangi Pengelolaan dengan Cara Manual
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, aplikasi HRIS berkemampuan dalam mengotomatiskan tugas-tugas SDM yang biasanya dilakukan secara manual. Otomatisasi alur kerja ini membantu dalam menghemat waktu baik staf SDM maupun karyawan baru.
Dengan adanya otomatisasi, staf SDM dapat lebih menaruh fokus pada proyek yang lebih menghasilkan nilai seperti pengembangan sistem pembelajaran karyawan daripada hanya terjebak dengan entri data manual atau kegiatan administrasi berulang. Sementara itu karyawan juga dapat berfokus pada tugas yang jauh lebih esensial dibandingkan menghabiskan waktu untuk bertanya mengenai tunjangan kerja.
2. Informasi Real-Time
Ketika Anda mulai menggunakan aplikasi HRIS, tentunya Anda sudah tidak perlu lagi menggunakan perangkat lunak lokal bahkan file kertas. Aplikasi HRIS berperan sebagai database dari seluruh data yang menjadi sumber data untuk seluruh pengguna terkhusus untuk departemen HR.
Mengadopsi HRIS akan mengontrol seluruh data dan dokumen yang diperbaharui secara rutin oleh penanggung jawab dengan sinkronisasi perubahan data secara real-time. Dengan hal itu, tim HR dimudahkan dalam mengakses dokumen yang sama tanpa khawatir apakah dokumen tersebut adalah versi terupdate atau harus memperbarui versi terbarunya.
3. Sumber Insight
Manajemen sumber daya manusia tanpa aplikasi HRIS tidak akan menghasilkan analisis yang tinggi. Sedangkan banyaknya data dan informasi karyawan mampu memberikan laporan dan insight yang kaya.
Ketika mengadopsi aplikasi HRIS dalam manajemen SDM, laporan yang dihasilkan akan jauh lebih kompleks dan prediktif sehingga data yang terkandung dapat mendukung analisis secara lebih mendalam. Semakin banyak manfaat atau fitur yang dimiliki, semakin banyak informasi yang dapat dimanfaatkan oleh tim HR dan pemangku kepentingan untuk lebih proaktif menyusun keputusan yang tepat mengenai SDM mereka.
4. Mendorong Efisiensi
Aplikasi HRIS berkemampuan dalam menyederhanakan pengelolaan data dan proses manajemen SDM di perusahaan. Dimana hal ini pastinya dapat mendorong dan meningkatkan efisiensi perusahaan. Mengadopsi aplikasi ini memberikan peluang perusahaan dalam membangun serta menganalisis data historis.
Data-data dan informasi yang diolah aplikasi HRIS memberikan kemudahan visibilitas dalam melihat peluang penghematan biaya tanpa mengorbankan fungsi atau pengalaman karyawan. Artinya perusahaan dapat memanfaatkan laporan tersebut untuk tracking biaya manfaat dan dapat dinegosiasikan secara berulang.
Hail data yang real-time yang tersentral, otomatis dan prosesnya yang sederhana merupakan bentuk penghematan biaya bagi perusahaan.
5. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Menggunakan aplikasi HRIS terbaik membuat pekerjaan karyawan terlebih HR menjadi lebih mudah. Hal juga ini memungkinkan karyawan yang baru bergabung memperbarui informasi mereka hanya dengan sedikit bimbingan.
Aplikasi HRIS memberikan karyawan baru kendali atas tugas-tugas yang harus diselesaikan saat masa orientasi. Selain itu, aplikasi ini juga dapat menampilkan alur kerja yang jelas sehingga memberikan kesan baik pada karyawan baru karena dapat mudah memahami kapan dan apa yang perlu mereka lakukan.
HRIS berperan sebagai fondasi penting bagi karyawan baru dan karyawan lain dalam mengelola data mereka secara mandiri sepanjang siklus hidup mereka, meliputi cuti, tunjangan maupun dokumen pajak.
6. Meningkatkan Kepatuhan
Pengelolaan data dengan sistem HRIS mendorong perusahaan untuk tetap mematuhi peraturan industri maupun pemerintah. Terlepas dari bidang industrinya, perusahaan mengelola informasi karyawan dan perusahaan yang umumnya bersifat sensitif. Penyimpanan data dengan aplikasi meminimalisasi kemungkinan terjadinya kehilangan data.
Perusahaan tidak bisa dilepaskan dari peraturan baik peraturan lokal maupun peraturan pemerintah yang berjalan seperti peraturan cuti karyawan, tunjangan dan persyaratan upah minimum. Sistem HRIS membantu meningkatkan kepatuhan secara otomatis dalam memastikan kepatuhan terhadap administrasi tunjangan maupun penggajian.
7. Meningkatkan Aksesibilitas Fitur
Ketika Anda masih menggunakan sistem lokal maupun sistem manual untuk menyimpan atau memperbarui informasi karyawan, perusahaan tidak hanya kehilangan manfaat namun juga fitur yang dimiliki oleh aplikasi HRIS.
Aplikasi HRIS memberikan dukungan pelanggan dan pembaruan rutin untuk meningkatkan kinerja sistem. Selain itu, Anda dimungkinkan untuk menambah fitur-fitur pendukung lainnya.
8. Skalabilitas
Berinvestasi pada aplikasi HRIS membuka jalan bagi skalabilitas yang lebih besar karena kebutuhan SDM perusahaan menjadi lebih strategis. Ketika Anda telah memilih vendor pengembangan berpengalaman, Anda dapat dengan mudah menambah atau mengintegrasikan sistem sesuai dengan kebutuhan.
Lebih dari itu, sistem HRIS dapat membantu meningkatkan pengalaman user karena tidak perlu lagi menavigasi berbagai perangkat lunak, melainkan semua dapat dikelola dan diakses melalui satu platform.
Optimalisasi Proses SDM dengan Aplikasi HRIS
source : gamatechno.com
Sebagai pusat pengelolaan data terpadu, aplikasi HRIS mengotomatiskan tugas berulang, mengaktifkan portal karyawan, menghasilkan laporan dan banyak lagi. Terlebih untuk perusahaan dengan tenaga kerja hybrid akan memberikan manfaat dari sistem HRIS karena karyawan dan SDM dapat mengakses informasi penting dan terkini dimana pun dan kapan pun.
Ingin mengoptimalisasi proses pengelolaan SDM perusahaan Anda? Konsultasikan gratis kebutuhan Anda dengan tim ahli kami saat ini juga!
