Untuk keempat kalinya di tahun 2014 bertempat di University Club Hotel UGM pada hari Rabu 20 Agustus 2014, Gamatechno menyelenggarakan sharing session untuk berbagi pengalaman dan ilmu dalam mengimplementasikan solusi Teknologi Informasi di institusi akademik, pemerintahan dan korporasi dengan narasumber dan praktisi berpengalaman di bidangnya. Kali ini acara Sharing Session bertema “Efisiensi Pengelolaan Perguruan Tinggi dengan Cloud Computing”, diselenggarakan untuk berbagi pengetahuan mengenai cloud computing dalam membantu pengelolaan kampus. Hadir sebagai pembicara Widyawan, S.T., M.Sc., Ph.D. Kepala Pusat Sistem dan Sumber Daya Informasi (PSDI), Universitas Gadjah Mada dan Nanang Ruswianto, S.T. General Manager Multimedia Group, PT Gamatechno Indonesia. Acara ini menarik minat para pengelola akademik dan IT, serta pimpinan dari 29 kampus yang berada di sekitar Daerah Istimewa Yogyakarta.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional menyebutkan bahwa sistem pendidikan nasional harus mampu menjamin pemerataan kesempatan pendidikan, peningkatan mutu serta relevansi dan efisiensi manajemen pendidikan. Amanah undang-undang ini yang harus diwujudkan kedalam bentuk nyata layanan kampus kepada civitas akademiknya dengan baik dan tetap mengedepankan efisiensi dan efektivitas, baik bisnis proses maupun pembiayaan.
Pembicara pertama, Widyawan menyampaikan bahwa ciri cloud computing terletak pada pemusatan resource dimana komputasi diberikan sebagai layanan, bukan sebagai produk. Secara garis besar cloud service ditawarkan ke dalam tiga macam service yaitu Software, Platform dan Infrastructure. Di UGM layanan cloud sudah diterapkan sejak 2011. Layanan Software as a Service (SaaS) di UGM saat ini melayani civitas akademika, misalnya untuk proses manajemen akademik, persuratan maupun kepegawaian. Layanan Platform as a Service (PaaS) ditawarkan kepada civitas akademika UGM yang ingin mengembangkan layanan maupun publikasi, dimana saat ini web-web fakultas menjadi mayoritas penggunanya. Sedangkan layanan Infrastructure as a Service (IaaS) di UGM telah menyediakan infrastruktur server bagi unit-unit untuk pengembangan sistem informasi secara khusus. Widyawan menekankan bahwa manfaat cloud service bagi unit dan fakultas di internal UGM adalah pada kehandalan layanan, penghematan biaya baik itu untuk SDM, listrik dan server, serta memberi kesempatan pada unit dan fakultas tersebut untuk fokus pada fungsi utamanya.
Dalam paparan yang kedua, Nanang menyampaikan bahwa kompleksitas sebuah sistem informasi yang mampu mengakomodasi kebutuhan kampus yang selalu berkembang menjadi hal yang patut diperhatikan. Cakupan sistem informasi manajemen untuk perguruan tinggi meliputi beberapa proses bisnis di kampus yang harus dikelola yaitu proses akademik, sumber daya, komunitas, aset pengetahuan dan pelaporan yang terintegrasi. Ada tiga hal yang biasanya menjadi tantangan bagi kampus untuk mengimplementasikan sistem informasi manajemen perguruan tinggi, yaitu keterbatasan waktu, biaya dan resource personil. Penggunaan sistem informasi manajemen berbasis cloud dapat menjadi solusi terbaik untuk mengatasi keterbatasan tersebut. Melalui layanan cloud, proses implementasi beserta biaya dan personel IT yang diperlukan dapat ditekan.
