Penyediaan sistem informasi sebagai pendukung kebijakan pada sebuah perguruan tinggi merupakan suatu kepentingan yang mutlak pada era saat ini. Adanya sistem informasi juga akan meningkatkan kualitas layanan kepada stakeholder. Penyediaan sistem informasi yang dilakukan pada sebuah perguruan tinggi biasanya terpecah pecah dalam beberapa sub sistem yang tidak terintegrasi. Keadaan tersebut menimbulkan kesulitan pada saat akan melakukan integrasi sistem.
Kesulitan itu pula yang tengah dirasakan UGM. Banyak unit di UGM yang telah memiliki aplikasi sendiri-sendiri, termasuk database-nya sehingga ada banyak sumber data yang tersebar. Hal ini membuat pengambilan keputusan berdasar satu sumber sulit dilakukan. Untuk itu, UGM kini tengah mengembangkan sistem informasi yang terintegrasi. Dengan penyatuan sistem sumber data ini diharapkan proses pengelolaan pendidikan akan semakin efektif dan efisien. Dengan manajemen yang terintegrasi juga diharapkan dapat meningkatkan efisiensi proses kerja, memberi kemudahan dalam mengakses informasi, dan menjadi sarana bantu untuk penentuan kebijakan.
Untuk mewujudkan sistem informasi yang terintegrasi tersebut, Pusat Sistem dan Sumber Daya Informasi (PSDI) UGM bekerjasama dengan PT Gamatechno Indonesia. Di Ulang tahunnya yang ke – 64, UGM melaunching Sistem Informasi Aspirasi Publik (SIAP) yang merupakan aplikasi untuk menampung pendapat dan aspirasi seluruh warga UGM melalui portal http://aspirasi.ugm.ac.id.
Direktur Gamatechno, Adityo Hidayat St. Majo Kayo, S. Kom., M.B.A. menyebutkan selain untuk menangani keluhan multi-kanal secara sistematis, kolaboratif dan terukur, SIAP bertujuan untuk meraih supremasi layanan publik sesuai dengan apa yang diamanatkan dalam Undang-Undang nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, “(1) Penyelenggara dan pihak lain wajib mencantumkan alamat tempat mengadu dan sarana untuk menampung keluhan masyarakat yang mudah diakses, antara lain telepon, SMS, website, e-mail, dan kotak pengaduan. (2) Penyelenggara berkewajiban mengelola sistem informasi, sekurang-kurangnya meliputi: … pengelolaan pengaduan, penilaian kinerja”. Hal ini tentu akan membangun reputasi dan impresi positif di mata publik.
Melalui SIAP UGM, harapannya warga UGM tidak hanya berperan sebagai aktor pasif penerima manfaat kebijakan, melainkan aktif menentukan kebijakan melalui aspirasi mereka. Dengan begitu, seluruh warga UGM dapat berpartisipasi dalam pembangunan dan perbaikan layanan UGM sebagaimana komitmen UGM yang tercantum pada halaman depan website SIAP, yakni memberikan layanan yang terbaik.
