Ini dia contoh sistem HRIS beserta pengimplementasiannya untuk meningkatkan dan mengoptimalkan aktivitas HR perusahaan!
Pada dasarnya sistem HRIS tercipta untuk memudahkan proses administrasi karyawan dan seluruh kegiatan HR. Setelah Anda mengenal sistem HRIS, sederhananya dapat disimpulkan bahwa sistem ini berkemampuan dalam mengolah seluruh data karyawan beserta kegiatan administrasi didalamnya.
Sistem ini menyederhanakan aktivitas penyimpanan, akses, mengorganisasi serta pengolahan data dan informasi SDM Anda. Dengan teknologi canggih HRIS, proses penerimaan karyawan akan lebih mudah dan cepat serta pengelolaan kehadiran dan perhitungan gaji menjadi lebih akurat.
Apa Saja Contoh Sistem HRIS yang Biasanya Digunakan?
Umumnya sistem HRIS merupakan wadah yang digunakan untuk memfasilitasi kegiatan HR perusahaan. Mulai dari rekrutmen, penyimpanan data kepegawaian, kehadiran dan absensi, benefit dan gaji karyawan hingga analisis pembuatan laporan. Selain memudahkan seluruh aktivitas, pengimplementasian sistem ini juga digunakan untuk pengambilan keputusan strategis perusahaan.
Berikut ini merupakan contoh sistem HRIS yang biasanya digunakan perusahaan-perusahaan untuk mengoptimalkan kegiatan HR mereka:
1. Sistem Penerimaan Karyawan Baru)
Sudah bukan pemandangan baru lagi ketika laman resmi perusahaan sudah memfasilitasi kegiatan penerimaan karyawan baru. Biasanya calon karyawan baru diminta untuk mengisi form data diri yang disediakan dalam website perusahaan tersebut.
Ini merupakan salah satu contoh sistem HRIS yang sudah umum digunakan oleh setiap perusahaan terutama ketika perusahaan menginginkan calon karyawan yang sesuai dengan kriteria mereka. Berkat dukungan teknologi, HR dapat dimudahkan dalam menganalisa data yang diinput pelamar beserta kompetensi yang dimiliki. Dengan sistem ini, tidak hanya mempercepat tugas HR namun juga mengurangi kesalahan akibat human error.
2. Database Karyawan beserta Penyimpanan Dokumen
Pengelolaan data karyawan secara manual biasanya menggunakan spreadsheet sebagai tools pengolahan datanya. Beberapa kasus mungkin saja spreadsheet masih bisa memfasilitasi, namun bagaimana jika Anda harus melakukan pelacakan ribuan data karyawan? Tentu saja spreadsheet bukan tools yang efektif lagi untuk digunakan. Pelacakannya yang masih manual tentunya akan menyita banyak waktu sehingga kurang efisien.
Oleh karena itulah, pengelolaan data karyawan menggunakan sistem akan membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dengan pelacakan dokumen yang lebih singkat dan mudah pada prosesnya. Dari segi penyimpanannya sistem HRIS tentunya lebih memberikan kepastian akan data yang akurat dan terupdate.
Dokumen karyawan identik dengan kerahasiaannya dan tidak jarang bersifat sensitif, sehingga tidak disarankan disimpan dengan cara manual. Sistem HRIS adalah jaminan keamanan seluruh data SDM Anda sehingga data sensitif tersebut tidak jatuh ke tangan yang salah.
3. Absensi dan Kehadiran
Salah satu contoh sistem HRIS selanjutnya yang biasa digunakan adalah absensi dan kehadiran. Sistem ini sangatlah penting untuk dimiliki karena memungkinkan Anda melihat karyawan yang bekerja, durasi kerja mereka, penjadwalan kerja serta informasi detail lain berkaitan dengan proses penunjukan waktu.
Data kehadiran ini nantinya akan membantu Anda dalam mengurangi biaya lembur dengan memastikan karyawan Anda tidak bekerja terlalu keras. Dengan mudah Anda akan mengetahui siapa saja yang bekerja dan memastikan tidak ada karyawan yang bekerja terlalu banyak dalam kurun waktu mingguan maupun bulanan.
Selain itu, data kehadiran ini juga dapat digunakan untuk kalkulasi gaji. Anda dimungkinkan untuk memperoleh data akurat mengenai waktu karyawan bekerja sehingga Anda dapat membayar gaji mereka sesuai dengan kebutuhan pada setiap periode pembayaran.
4. Payroll atau Penggajian
Seberapa sering Anda melihat kesibukan bagian keuangan ketika waktu penggajian karyawan sudah dekat? Penggajian selalu menjadi proses yang biasanya menghabiskan banyak waktu dan penuh dengan kesibukan. Tentunya bukan ide yang bagus ketika proses ini hanya dilakukan oleh satu atau dua orang saja apabila masih menggunakan proses manual. Selain memakan banyak waktu, proses manual mendorong terjadinya kesalahan salah satunya adalah human error. Belum lagi ketika ada kesalahan hitung pengurangan pajak karyawan.
Oleh karena itu, sistem payroll ini merupakan salah satu contoh sistem HRIS yang wajib Anda terapkan. Sistem payroll memiliki kemampuan penggajian secara otomatis sehingga selain mempersingkat waktu kalkulasi gaji juga dapat meningkatkan kepuasan karyawan dengan gaji yang tepat waktu. Kemudahan ini mengijinkan Anda menginput segala informasi perbankan, pembayaran tarif dan yang pada akhirnya membiarkan sistem payroll ini melakukan segala urusan penggajian.
5. Analisis dan Laporan
Di Akhir bulan merupakan waktu yang tepat untuk melakukan analisis data dan laporan bulanan. Ketika menggunakan cara pengolahan data manual, Anda akan disibukkan untuk mengumpulkan seluruh data terkait yang cukup memakan waktu.
Analisis dan laporan merupakan contoh sistem HRIS yang cocok untuk mengatasi permasalahan ini. Memiliki kemampuan dalam menganalisa seluruh data karyawan termasuk jam kerja karyawan, data karyawan yang terlambat, penghentian, kesehatan, produktivitas karyawan dan faktor lainnya.
Implementasi Sistem HRIS pada Perusahaan
Setelah mengetahui contoh sistem HRIS hal yang perlu Anda ketahui selanjutnya adalah langkah implementasinya. Selain memberikan pengaruh positif pada kegiatan perusahaan, implementasi HRIS juga memungkinkan terciptanya efisiensi waktu. Hal ini didukung oleh survei yang dilakukan pada tahun 2008 dimana sistem HRIS menyajikan data online karyawan yang membantu perusahaan menghemat $1,2 juta per tahun.
Mengadopsi teknologi dalam ekosistem HR biasanya dianggap rumit dan sulit. Namun Anda tidak perlu khawatir karena penerapan teknologi tidak harus rumit untuk dijalankan. Dengan perencanaan matang dan mengikuti langkah-langkah sederhana implementasi akan membuat prosesnya lebih cepat dan efisien.
Pengaruh Implementasi Sistem HRIS Terhadap Budaya Perusahaan
Selain memahami contoh sistem HRIS, proses implementasi sistem HRIS juga merupakan isu penting untuk profesional HR di perusahaan karena perannya yang memberikan dampak signifikan terhadap budaya perusahaan. Melalui implementasi dengan perencanaan yang matang, sistem HRIS tentunya akan menciptakan cara kerja digital, modern dan efisien.
Sebagai pemeran utama, HR memegang tanggung jawab atas perubahan ini sekaligus membuat perencanaan antisipasi perbaikan yang kemungkinan dapat terjadi. Implementasi sistem terdengar seperti proyek yang sangat teknis bagi semua orang. Sehingga penting dalam menetapkan tujuan perencanaan implementasi agar menekan resiko kegagalan.
Ada beberapa hal yang patut Anda perhatikan dalam menyusun perencanaan implementasi diantaranya:
1. Tujuan
Sangatlah penting untuk mengetahui pengetahuan dan keterampilan dalam menggunakan sistem. Selain itu disisi lain, departemen SDM menginginkan peningkatan proses atau kegiatan yang ditangani setiap harinya. Oleh karena itu, berikut beberapa tips dalam menciptakan tujuan implementasi:
- Menentukan kegiatan mana yang menjadi awal pengerjaan dan mana yang menjadi bagian akhir pengerjaan
- Jelaskan siapa saja yang akan melakukan tugas tertentu dan dampaknya dari setiap pekerjaan
- Memeriksa proses
- Memasukan aktivitas yang akan diinput dalam sistem
- Identifikasi pemangku kepentingan dan sistem lain yang mungkin saja berpengaruh dengan sistem HRIS
- Analisa seluruh data yang dikumpulkan dari proses
2. Penanggung Jawab
Step selanjutnya adalah menentukan orang akan mengurus implementasi sistem HRIS di departemen HR dengan benar, on time dan efisien. Setiap proyek yang baik tentunya berdasarkan dari prinsip pembagian tugas yang baik pula.
Pada setiap proyek tersebut, penanggung jawab harus bertanggung jawab atas semua proses yang terjadi. Selain itu, penanggung jawab diharap memiliki kemampuan dalam mengkoordinasikan tugas dengan baik.
3. Rencana
Ketika ada perubahan jadwal proses implementasi, sebaiknya Anda dapat membuat keputusan yang tidak akan menghentikan Anda dalam mencapai tujuan perusahaan. Kita tahu bahwa tiap proyek haruslah memiliki perencanaan implementasi yang realistis.
Perencanaan yang realistis ini harus mencakup pekerjaan dengan vendor pengembangan sistem terbaik, pengujian serta komunikasi tentang perubahan kepada karyawan. Jadwal pelaksanaan yang matang akan mengurangi resiko ketidakakuratan atau bahkan ketidaktahuan karyawan. Artinya semua tim harus terlibat dan harus diinformasikan secara bertahap mengenai sistem ini.
Optimalisasi Kegiatan HR dengan Sistem HRIS
Anda sudah memahami contoh sistem HRIS dan juga implementasinya. Tentunya langkah perubahan ini menjadi tantangan tersendiri bagi Anda dan tim dalam penerapannya. Jangan sampai karyawan Anda justru merasa terancam dengan implementasi ini. Maka, penting bagi perusahaan untuk terus memperhatikan dan menjadikan karyawan sebagai bagian dari proses implementasi sistem.
Dengan partisipasi aktif karyawan pada proyek implementasi sistem HRIS akan mendorong keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan. Dengan sistem HRIS tentunya akan membantu dalam meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan sehingga perusahaan akan lebih terfokus mencapai tujuan di masa mendatang.
Ingin memulai mengembangkan sistem HRIS? Lakukan penjadwalan demo dan konsultasi gratis dengan tim ahli kami sekarang!
