Ini dia digital asset management berbasis aplikasi yang berperan sebagai solusi efisien untuk bisnis modern sekarang ini. Apa saja manfaatnya? Simak selengkapnya!
Perkembangan pengelolaan aset hingga saat ini sangat luar biasa. Hadirnya sistem informasi dan digital asset management yang menawarkan kontrol dan pelaporan aset secara real-time semakin dekat dengan kita. Pada bisnis yang kompleks, pengelolaan aset menjadi lebih tersentralisasi dengan peranan pengelolaan secara digital.
Revolusi Asset Management
Meskipun kondisi manajemen aset di masa kini maupun prediksi di masa depan begitu menarik, hal ini tidak dapat dilepaskan dengan pengelolaan aset di masa lalu. Di masa lampau sangat mendasar dan sepenuhnya manual.
Pada perhitungan manual, kesulitan yang kerap dirasakan adalah membuat keputusan aset hanya berdasarkan tebakan maupun firasat. Artinya nilai akurasi perhitungan tentunya begitu rendah dan tidak dapat dipertanggung jawabkan.
Waktu demi waktu akhirnya munculah penemuan dan inovasi pengelolaan aset dengan menerapkannya pada sistem manajemen aset. Hal ini mendorong kemajuan bisnis yang semakin pesat dengan menggunakan sistem komputerisasi. Banyak bisnis yang mulai menggunakan excel maupun spreadsheet untuk mengontrol aset mereka.
Namun nampaknya penggunaan excel maupun spreadsheet dinilai kurang efisien dan mengalami kegagalan saat diukur. Perhitungan aset yang tidak realtime, data yang harus diupdate secara manual menjadikan proses bisnis yang tidak efisien.
Mengadopsi Digital Asset Management Berbasis Aplikasi
Digital asset management merupakan proses pengelolaan aset mulai dari pengaturan, tracking, maintenance hingga penyusunan laporan yang dilakukan menggunakan sistem secara otomatis. Sistem ini mampu menyajikan data secara realtime dan terupdate yang artinya dapat membantu bisnis lebih efisien dan berjalan optimal.
Persaingan bisnis semakin sengit mengharuskan perusahaan bertransformasi dan mengadopsi perubahan yang ada. Sehingga tidak heran banyak perusahaan dan bisnis saat ini yang sudah beralih dari perhitungan manual menjadi perhitungan yang lebih otomatis. Mengadopsi pengelolaan aset secara digital berarti memastikan aset perusahaan dapat beroperasi pada kinerja puncak, pengurangan risiko dan meningkatkan nilai akuntabilitas dan transparansi.
Selain revolusi dalam hal pengelolaan aset berbasis sistem, saat ini juga tengah berkembang pengelolaan aset yang dapat dilakukan melalui aplikasi. Apabila biasanya kegiatan pengelolaan hanya dapat dilakukan melalui perangkat keras seperti PC maupun laptop, saat ini pengguna juga dapat menggunakan melalui aplikasi. Ini artinya proses pengelolaan dapat dilakukan kapanpun dan dimanapun dengan ponsel pintar.
Fitur Aplikasi Digital Asset Management yang Wajib Dimiliki
Dalam memudahkan proses pengaturan dan pengelolaan aset, sistem manajemen aset dibekali dengan berbagai fitur. Fitur-fitur ini disesuaikan dengan kebutuhan bisnis sehingga penggunaannya lebih maksimal.
Menjamurnya aplikasi digital asset management saat ini, tentunya terdapat perbedaan antar aplikasi yang satu dengan yang lainnya. Untuk memastikan bahwa aplikasi manajemen aset yang Anda pilih betul-betul memfasilitasi kebutuhan perusahaan dan semua siklus hidup aset, pastikan aplikasi dilengkapi dengan fitur inti sebagai berikut:
Pendataan Data Aset
Fitur pertama yang wajib dimiliki tentunya fitur pendataan aset. Dimana fitur ini berperan mempermudah melakukan pendataan aset-aset perusahaan/bisnis yang dimiliki. Pencatatan aset ini meliputi nama aset, tipe aset, vendor, lokasi aset dan departemen yang menggunakan aset. Pastikan Anda telah menginput data secara mendetail untuk mencapai nilai akurasi informasi yang baik.
Penggunaan Aset
Semakin bertumbuhnya sebuah perusahaan, maka akan mempengaruhi jumlah asetnya. Pertambahan jumlah aset inilah yang wajib dibarengi dengan pendataan penggunaannya sebagai monitoring perusahaan terhadap aset-aset yang dimiliki. Oleh karena itulah, fitur selanjutnya yang wajib dimiliki adalah penggunaan aset.
Transaksi Aset
Proses transaksi aset adalah langkah yang cenderung membutuhkan banyak pertimbangan saat menjalankannya. Karena itulah, fitur digital asset management yang harus dimiliki adalah fitur transaksi. Yaitu bagaimana aplikasi manajemen aset dapat membantu mengelola seluruh kegiatan transaksi aset yang terjadi.
Transaksi aset yang berjalan mencakup pengelolaan status aset (kerusakan atau kehilangan), mutasi, pembaharuan, pembiayaan, maintenance hingga pemusnahan aset.
Penyusutan Aset
Saat aset sampai pada puncak kinerjanya nya, itu artinya perusahaan bersiap untuk penggantian aset tersebut. Sehingga proses ini membutuhkan perhitungan depresiasi yang tepat, cepat dan akurat. Untuk memudahkan proses perhitungan dan mendapatkan output yang sesuai, maka fitur depresiasi atau penyusutan sangat dibutuhkan.
Mengapa hasil perhitungannya harus tepat dan akurat? Hal ini dikarenakan hasil perhitungan merupakan pedoman alokasi perusahaan saat akan mengganti aset lama menjadi aset yang baru. Maka hal yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah metrik perhitungan yang relevan dengan proses tersebut.
Memilih Aplikasi Manajemen Aset yang Sesuai
Memutuskan update metode pengelolaan aset manual ke digital asset management merupakan keputusan tepat yang Anda ambil. Ini artinya Anda siap melakukan optimasi bisnis maupun perusahaan menjadi lebih maju, cepat dan efisien.
Namun tidak berhenti disitu, mungkin saja Anda dihadapkan permasalahan baru seperti SDM teknologi informasi yang terbatas sehingga adanya kekhawatiran dan keraguan untuk penerapannya. Hal ini bukan menjadi masalah lagi bagi bisnis/perusahaan Anda karena saat ini telah banyak perusahaan manajemen aset yang siap membantu urusan pengelolaan aset Anda.
Dalam menentukan dan memutuskan kerjasama dengan perusahaan pengembangan, sebaiknya Anda perlu melakukan langkah-langkah berikut ini:
Memahami Kebutuhan Bisnis Spesifik
Hal dasar yang perlu dilakukan sebelum mengembangkan sistem digital asset management adalah memahami kebutuhan bisnis/perusahaan. Lakukan analisis akan kebutuhan pengelolaan aset yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Hal ini karena kebutuhan proses bisnis tiap perusahaan berbeda-beda.
Dalam melakukan ini, Anda perlu melibatkan beberapa perwakilan dari beberapa departemen sehingga lebih mudah melakukan identifikasi kebutuhan yang ada. Cara lain selain berdiskusi dengan tim internal, Anda juga dapat berkonsultasi dengan vendor perusahaan digital asset management. Sehingga penting juga bagi Anda untuk memilih vendor pengembangan dengan jam terbang dan pengalaman yang mumpuni.
Riset Fitur Aplikasi
Seperti yang telah dibahas atas, ketika memutuskan menggunakan sistem digital asset management, terdapat beberapa fitur wajib yang harus dimiliki sistem sehingga dapat menjadi solusi pengelolaan aset Anda. Tentu harus menjadi perhatian Anda untuk melakukan checklist kebutuhan dan melakukan riset fitur aplikasi vendor sistem manajemen aset.
Pastikan fitur-fitur yang ditawarkan sudah sesuai dalam menunjang kegiatan operasional pengelolaan aset di perusahaan. Hal ini menjadi salah satu langkah mitigasi keborosan dana akibat sistem yang tidak mampu mendukung kegiatan perusahaan.
Riset Vendor Perusahaan Aset Manajemen
Sebelum melakukan kontrak kerjasama, ada baiknya Anda mengenal dengan baik siapa partner kerjasama Anda. Selain menjadi faktor penentu keberhasilan implementasi sistem, Anda memiliki hak mendapatkan partner pengembangan sistem manajemen aset terbaik dan kredibel.
Lakukan beberapa riset seperti portfolio project yang telah dikerjakan, legalitas, latar belakang perusahaan, SDM perusahaan dan track record perusahaan. Beberapa hal tersebut dapat menjadi beberapa aspek pertimbangan Anda sebelum implementasi. Pastikan project Anda sudah ada ditangan yang tepat, sudah diserahkan kepada SDM yang ahli dibidangnya.
Perusahaan pengembangan yang kredibel biasanya selain memiliki website dan media sosial yang jelas mereka juga memiliki testimoni klien yang pernah dikerjakan. Melakukan riset testimoni klien dengan mengontak salah satunya merupakan ide yang bagus sebagai validasi vendor pengembangan.
Mengoptimalkan Aplikasi Digital Asset Management
Setelah mengetahui sistem digital asset management yang sesuai, langkah selanjutnya adalah implementasi. Proses ini melibatkan pelatihan kepada staf terkait untuk mencapai pemahaman penggunaan. Yang perlu diingat, proses implementasi bukanlah langkah final. Terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan agar sistem ini betul-betul meningkatkan efisiensi bisnis/perusahaan Anda seperti:
Integrasi
Sesuai dengan prinsip pengelolaan aset, idealnya digital asset management harus terintegrasi oleh seluruh departemen perusahaan atau beberapa departemen yang bersangkutan untuk memastikan dapat berjalan secara optimal.
Hal ini didasarkan oleh standar optimalisasi manajemen aset perusahaan PAS55 yang telah diakui secara internasional. Dimana digital asset management diintegrasikan secara holistik terhadap proses bisnis di seluruh sistematis, department, dikelola berdasarkan risiko, optimal terutilisasi dan berkelanjutan.
Framework
Framework hendaknya sudah mencakup semua siklus manajemen aset yang selanjutnya diintegrasikan ke dalam rencana bisnis strategis. Maka proses pengelolaan aset perlu ditingkatkan dengan lebih baik untuk mendapatkan keseimbangan antara biaya, risiko dan kinerja siklus hidup aset.
Dukungan IT
Dukungan IT diperlukan sebagai pengoptimalan digital asset management. Hal ini dikarenakan perangkat IT yang memungkinkan perusahaan saat pencatatan dan pelacakan aset-aset.
Mengikuti perkembangan jaman dengan mengadopsi digital asset management adalah salah satu kunci strategi perusahaan dalam mencapai pengelolaan aset yang lebih akurat dan efisien. Demi menjamin keberhasilan implementasi sistem manajemen aset, Anda dapat melakukan penjadwalan diskusi dan konsultasi gratis bersama tim berpengalaman!
