Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi dan efek pandemi Covid-19 telah menimbulkan pergeseran tentang di mana dan bagaimana seseorang bekerja, Sekarang dengan lebih banyak perusahaan beralih ke cara kerja remote, digital workplace pun menjadi perhatian.
Namun memiliki digital workplace yang efektif nampaknya menjadi tugas menantang bagi perusahaan. Di artikel ini akan dibahas mengenai apa itu digital workplace, apa saja yang dibutuhkan untuk membangunnya secara efisien, pentingnya bagi perusahaan hingga keunggulan dan kekurangannya.
Arti Digital Workplace
Digital workplace atau tempat kerja digital merupakan platform terintegrasi yang memungkinkan perusahaan untuk berkolaborasi dan berkomunikasi secara efektif, baik saat karyawan bekerja dari jarak jauh, kantor maupun hybrid.
Digital workplace menawarkan kepada karyawan semua alat yang diperlukan untuk membantu mereka memenuhi tugas kerja secara efektif. Tempat kerja digital memungkinkan digitalisasi alur kerja yang mencerminkan proses bisnis internal organisasi. Alur kerja memungkinkan otomatisasi tugas biasa dan berulang, mendapatkan persetujuan yang diperlukan dengan cepat, menciptakan saluran komunikasi yang lancar antar karyawan, dan banyak lagi.
Sehingga tidak hanya berfokus pada alat, tetapi pada bagaimana karyawan dapat menggunakannya untuk tetap produktif dan mencapai tujuan. Jadi produktivitas karyawan yang bekerja dari rumah pun bisa terjaga dengan digital workplace.
Aspek Digital Workplace
Untuk mendukung kesuksesan penerapan digital workplace, ada beberapa aspek penentu. Setidaknya 4 hal ini harus tercapai, yakni:
Menyeluruh
Digital workplace bersifat memfasilitasi secara menyeluruh, artinya bisa memenuhi semua kebutuhan mencakup alat produktivitas pribadi, konektivitas, sistem bisnis, dan menggantikan tempat kerja fisik.
Jelas
Digital workplace yang sukses haruslah memiliki visi yang jelas dan ringkas untuk masa depan. Sebab semua keputusan dalam rencana transformasi, mulai dari tujuan dan sasaran strategi program, hingga aplikasi, kasus penggunaan, dan desain antarmuka pengguna, semuanya berhubungan kembali dengan visi.
Berguna
Agar digital workplace bisa berkembang, tentu harus bisa menjawab pertanyaan, “apakah ini berguna?” Perlu diingat bahwa tumpukan notifikasi dan pengumuman yang berlebihan justru akan membebani akses ke informasi yang lebih berguna.
Produktif
Produktivitas pribadi tercapai berkat alat, platform, dan lingkungan yang tersedia di digital workplace, semuanya terstruktur untuk membantu karyawan melakukan pekerjaan.
Kenapa Digital Workplace Penting dan Dibutuhkan bagi Perusahaan
Pentingnya digital workplace bagi suatu perusahaan tentu tidak lepas dari manfaat yang ditawarkannya, antara lain:
1. Meningkatkan Kualitas Karyawan
Kebijakan tempat kerja digital yang matang memungkinkan karyawan untuk memilih perangkat mereka sendiri dan memfasilitasi kebutuhan kerja mereka. Karyawan dapat mengakses data dari perangkat apa pun, di lokasi dan waktu mana pun dengan lancar, Akses ke data ini meningkatkan efisiensi dan mendorong peningkatan kualitas kerja karyawan.
2. Meningkatkan Produktivitas
Konten dan data karyawan tertanam dengan aman di alat kolaborasi, drop box perusahaan, dan penyimpanan berbasis cloud sehingga dapat diakses secara cepat. Hal ini memungkinkan karyawan untuk lebih efisien mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan tugas mereka, yang meningkatkan waktu untuk bekerja secara efektif.
3. Mendorong Kepuasan Karyawan
Pada perusahaan yang memfasilitasi untuk bekerja dari rumah atau kerja hybrid, karyawan akan memiliki lebih banyak pilihan atas pola kerja mereka, sehingga dapat meningkatkan semangat kerja. Dengan terbentuknya kabahagiaan pada karyawan akan dapat membantu dan mendorong perusahaan terus berkembang.
4. Retensi Karyawan
Digital workplace memberi karyawan keluwesan untuk mengatur pola kerja. Hal ini bisa meningkatkan keseimbangan kerja/work-life-balance dan membuat mereka lebih termotivasi bekerja, sehingga tidak tergoda untuk pindah ke perusahaan lain.
Kerangka Kerja pada Digital Workplace
Meskipun tidak ada aturan baku dalam merancang dan menyiapkan digital workplace, Deloitte Canada merilis kerangka kerja yang bisa dijadikan acuan.
1. Koneksi, kolaborasi, dan komunikasi
Digital workplace bisa bermanfaat untuk menjalin koneksi, kolaborasi, dan berkomunikasi. Kuncinya adalah memahami bagaimana karyawan lebih suka bekerja. Dari sini, perusahaan dapat mengembangkan dan menyusun strategi sehingga digital workplace selaras dengan infrastruktur yang ada (intranet, portal, dan platform lainnya) serta budaya kerja perusahaan.
2. Teknologi sebagai toolbox digital
Semua organisasi memiliki toolbox digitalnya sendiri karena bergantung pada industri, fungsi pekerjaan, strategi bisnis, dan tujuan adanya digital workplace.Di sebagian besar organisasi, toolbox digital didefinisikan secara luas ke dalam kategori untuk mendukung cara karyawan berkomunikasi, terhubung, serta berkolaborasi. Namun sebuah perusahaan tak selalu memerlukan teknologi baru untuk mendukung digital workplace.
3. Tata Kelola, kepatuhan dan pengendalian
Saat perusahaan membuat digital workplace, harus membuat model tata kelola yang mendukung konektivitas dan kolaborasi sekaligus meningkatkan kepatuhan dan mengurangi tugas karyawan.
Beberapa pertanyaan seperti, “Siapa yang akan menjadi bagian dari menciptakan strategi tempat kerja digital?”, “Siapa yang akan bertanggung jawab atas pemeliharaan?”, “apa saja tugas spesifik yang menjadi tanggung jawab setiap orang?” bisa menjadi pertimbangan.
4. Mengukur nilai bisnis melalui penggerak bisnis
Untuk menuai manfaat, digital workplace harus mengatasi tantangan yang ada dan memberikan nilai bisnis yang sebenarnya. Sebagai bagian dari strategi, pastikan untuk membuat tujuan jelas agar dapat mengukur keberhasilannya.
Kelebihan Digital Workplace
Ada banyak manfaat bagi perusahaan yang telah mengadopsi digital workplace dan menjadi faktor penentu dalam keberhasilan perusahaan. Beberapa kelebihannya yakni:
1. Mendorong keterlibatan karyawan
Setiap bisnis membutuhkan tenaga kerja gesit dan kompetitif. Komunikasi yang lancar di digital workplace memungkinkan akses mudah ke data, yang membantu menyederhanakan pengambilan keputusan dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Sehingga mereka termotivasi untuk bekerja lebih baik.
2. Meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya
Digital workplace meningkatkan efisiensi keseluruhan operasi bisnis dengan mengoptimalkan kemampuannya sekaligus menghemat waktu dan upaya manusia. Pemrosesan dokumen secara otomatis serta data terpusat menghemat banyak waktu karyawan dan menghemat banyak biaya operasional.
3. Meningkatkan produktivitas bisnis
Integrasi berbagai macam alat dan perangkat lunak ke dalam platform digital workplace memungkinkan pengguna akhir untuk memilih aplikasi yang tepat yang sesuai dengan model bisnis mereka. Selanjutnya, otomatisasi proses membantu menghemat waktu yang dapat digunakan secara produktif.
Tren Pendorong Digital Workplace
Adanya digital workplace tak lepas dari berbagai perubahan yang terjadi beberapa tahun belakangan. Tren pekerjaan hybrid dan jarak jauh misalnya, telah menjadi hal biasa di perusahaan tertentu. Namun semenjak pandemi, semakin banyak jumlah tenaga kerja yang bekerja remote secara permanen ataupun memilih hybrid.
Mengutip dari Gartner, selain tren bekerja jarak jauh dan hybrid dalam perusahaan dari semua ukuran, terlihat juga tren perusahaan besar yang mereproduksi kantor pusat ke kantor cabang yang lebih kecil untuk pekerja hybrid untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Ditambah lagi kini semua infrastruktur IT tidak harus terletak di satu lokasi. Sebab makin banyak penggunaan aplikasi berbasis cloud, sehingga memudahkan karyawan yang bekerja remote dan menggunakan banyak perangkat.
Tips Memilih Digital Workplace
Dalam memilih digital workplace yang paling sesuai dengan bisnis, sangat disarankan untuk mempertimbangkan tiga hal ini.
1. Productivity tools
Alat produktivitas memungkinkan karyawan mengelola alur kerja mereka dengan cara yang lebih optimal, memungkinkan mereka mengurangi tugas yang berulang dan fokus pada hal yang penting.
2. Communication Tools
Alat komunikasi yang tepat tidak hanya penting untuk tenaga kerja jarak jauh, tetapi juga membantu interaksi karyawan di kantor. Saat ini, ada berbagai aplikasi cloud yang tersedia yang berfokus untuk memfasilitasi komunikasi dengan mudah. Kuncinya adalah menemukan yang menawarkan fitur yang tepat dan sesuai dengan anggaran Anda.
3. Collaboration tools
Jika tujuan utama alat komunikasi adalah untuk memungkinkan interaksi tanpa batas antara karyawan, alat kolaborasi dirancang untuk mendukung sekelompok orang (baik besar atau kecil) untuk mencapai tujuan bersama dalam jangka waktu tertentu dengan cara yang paling efektif.
Misalnya, penulis dan editor dapat bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan sehingga bisa langsung berbagi umpan balik saat menyempurnakan proyek bersama.
Worxspace sebagai Digital Workplace Terlengkap
Seperti yang sudah disebutkan di atas, digital workplace yang baik menawarkan alat komunikasi, kolaborasi, dan produktivitas. Worxspace memiliki 3 aspek tersebut untuk kerja lebih efektif.
Tak cuma berfungsi sebagai media komunikasi tim, software ini juga memiliki fitur lain seperti melihat proses kerja dalam mengelola proyek, berbagi berkas, melakukan video meeting dan juga fitur-fitur lain yang dibutuhkan untuk menunjang kolaborasi dan produktivitas tim. Jika membutuhkan all-in-one tools untuk penerapan digital workplace, software satu bisa menjadi solusi lengkap.
Kesimpulan
Meski ada beberapa kekurangan, mengadopsi digital workplace dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan. Ini membantu perusahaan lebih gesit namun tetap fleksibel, menjaga produktivitas dan retensi karyawan, hingga secara langsung memengaruhi tingkat pendapatan.
Jika Anda ingin menerapkan digital workplace, sangat penting bagi untuk memilih platform yang tepat. Worxspace menjadi platform digital workplace yang solutif, di mana tidak hanya menjadi alat komunikasi, tapi juga membantu mengelola kerja sehari-hari karyawan lewat berbagai fiturnya.
