Pahami lebih dalam mengenai software asset management sebagai kunci efisiensi dan keberhasilan suatu bisnis!
Aktivitas manajemen aset memfasilitasi bisnis dalam memeriksa kebutuhan dan kinerja aset pada tingkatan yang berbeda. Dalam proses manajemen aset, prosesnya melibatkan penyeimbangan biaya, peluang hingga risiko terhadap kinerja aset yang diekspektasikan demi mencapai goals atau tujuan bisnis / perusahaan.
Konsep Asset Management
Pengelolaan atau asset management merupakan ilmu merencanakan dan menyusun keputusan yang tepat serta memaksimalkan nilai aset. Pada dasarnya, tujuan manajemen aset adalah menekan seluruh biaya aset dengan mempertimbangkan faktor seperti risiko dan keberlangsungan bisnis secara objektif sebelum mengambil keputusan.
Penerapannya pada sebuah bisnis, memungkinkan bisnis/perusahaan menjaga nilai aset tersebut tetap tinggi dan memiliki rentang usia penggunaan yang panjang. Salah satu faktor pendorong untuk mencapai keberhasilan pengelolaan aset adalah melibatkan software asset management dalam proses pengelolaannya. Hal ini karena software memiliki kemampuan dalam menyederhanakan proses yang berjalan.
Software Asset Management dalam Lingkungan Bisnis Modern
Apapun bisnisnya, jika tidak dapat memanfaatkan aset secara baik dan maksimal akan berujung pada kerugian. Software asset management merupakan strategi teknologi bisnis khususnya dalam pengelolaan aset bisnis secara terpusat yang memastikan seluruh aset dikelola dan dipelihara secara maksimal.
Bisnis yang mengalami pertumbuhan setiap waktu tentunya memiliki aset yang semakin kompleks. Sehingga proses pelacakan (tracking), pemeliharaan (maintenance) akan menjadi aktivitas yang paling sibuk dilakukan. Proses yang cenderung rumit dan intensif ini membutuhkan peran software asset management untuk menyederhanakan operasional bisnis yang berhubungan dengan aset.
Selain menyederhanakan aktivitas operasional, bagi bisnis modern perangkat lunak ini bertindak dalam penekanan biaya administrasi sehingga Anda dapat melakukan efisiensi biaya. Software asset management, tidak hanya dapat diaplikasikan ke beberapa sektor bisnis, ini justru dapat diaplikasikan ke seluruh bidang bisnis yang ada.
Contohnya dari sektor kesehatan rumah sakit yang cenderung memiliki aset yang cukup banyak. Baik dari kendaraan gawat darurat yang harus dipastikan dalam kondisi baik dan siap pakai, fasilitas perawatan yang umumnya bernilai tinggi dimana hal tersebut membutuhkan pelacakan dan pemeliharaan secara berkala.
Dikutip dari Markets and Markets, “ Pasar asset management pelayanan kesehatan pada tahun 2023 diperkirakan mencapai USD 35,19 miliar dari 6,89 miliar pada tahun 2017. Artinya kebutuhan akan asset management kian meningkat setiap waktunya.
Keuntungan Menggunakan Software Asset Management
Adanya dukungan teknologi dalam proses pengelolaan aset, tentu memberikan banyak kemudahan dan efek positif yang dihasilkan. Berikut ini merupakan beberapa keuntungan yang didapatkan apabila menggunakan software asset management:
1. Asset Tracking secara Real-Time
Aset dapat dianalogikan sebagai makhluk hidup yang melewati fase berkembang biak dan perpindahan yang kerap dilakukan. Hal inilah yang menjadikan tracking aset menjadi sangat penting. Tentunya tidak sulit melakukan tracking apabila aset yang dimiliki masih dapat diawasi secara manual, namun bagaimana jika jumlah aset banyak?
Pelacakan menggunakan software asset management, memungkinkan Anda melihat dan monitoring secara detail tidak hanya satu atau dua aset namun mencakup aset lainnya. Dengan kata lain, Anda dapat dengan mudah mengetahui update kondisi aset saat itu juga.
2. Visibilitas Aset Lebih Baik
Beragam aset yang dimiliki bisnis mulai dari asset physical, asset IT, digital asset dan lainnya masing-masing memiliki tujuan tertentu. Ketika bisnis berkembang dan mempengaruhi jumlah aset menjadikan pencatatan aset secara manual bukan lagi pilihan yang tepat karena akan memakan waktu dan rumit.
Penggunaan perangkat lunak manajemen aset dapat memastikan Anda memiliki visibilitas yang jelas untuk seluruh aset yang Anda miliki. Hal ini berkat data-data aset yang sudah terpusat pada satu wadah.
3. Menghilangkan Aset Hantu (Ghost Asset)
Sering mendengar istilah aset hantu? Aset hantu (Ghost Asset) adalah aset yang tidak dapat dilihat secara fisik namun masih muncul pada pencatatan aset Anda. Hal ini biasanya terjadi akibat human error, aset hilang atau berbagai alasan tertentu.
Permasalahan ini tidak akan terjadi apabila pencatatan aset dilakukan dengan software asset management dimana proses pelacakan dan pencatatannya selalu terupdate dan menghasilkan data yang real-time.
4. Pemantauan Biaya Kepemilikan Aset
Umumnya, biaya kepemilikan aset cenderung mengalami peningkatan seiring dengan penyusutan aset. Contohnya bisnis yang berhubungan dengan mesin produksi yang membutuhkan perbaikan dan perawatan berkala setelah digunakan bertahun-tahun. Dalam kasus tertentu, penggantian aset jauh lebih masuk akal dibandingkan harus memperbaiki aset tersebut berulang kali.
Namun tentunya tidak sesederhana itu, Anda pastinya akan memerlukan history perbaikan dan data maintenance yang akurat dalam menentukan keputusan penggantian aset. Apabila total pembiayaan kepemilikan aset yang mencakup biaya perbaikan, pemeliharaan dan pengoperasian melebihi manfaat ekonomi bisnis, ini berarti saat yang tepat untuk mengganti aset tersebut.
5. Akses Mudah ke Semua Data
Data bertindak penting dalam hal pengelolaan aset selain untuk tracking aset, pengambilan keputusan perbaikan atau penggantian serta pemahaman implikasi pajak aset karena penyusutan.
Mengadopsi pengelolaan aset berbasis software, memungkinkan Anda dalam menyaring data aset secara lebih cepat. Pencarian data aset pada bisnis Anda dapat disajikan melalui parameter seperti jenis, lokasi aset, garansi maupun riwayat perbaikan. Tentunya ini akan memberikan kemudahan dan menghemat banyak waktu. Hal ini juga memungkinkan Anda dalam integrasi dengan sistem manajemen lain seperti Human Resource Information System untuk meningkatkan kinerja software tersebut.
6. Memangkas Sistem Manual
Menggunakan software asset management berarti melakukan otomatisasi pada proses pengelolaan aset. Dengan begitu, Anda tidak lagi membutuhkan proses manual seperti excel maupun spreadsheet yang lebih rentan terjadi kesalahan, tidak tersedianya data historis atau bahkan tidak mudah dibagikan ke seluruh departemen terkait.
Pencatatan menggunakan proses manual cenderung lebih rumit ketika ingin menambahkan informasi atau indikator tambahan. Contohnya pada kasus pengunduhan template, seiring berjalannya waktu terdapat beberapa indikator tambahan dalam pendataan aset. Apabila masih menggunakan pencatatan manual tentu akan mempersulit mendata aset satu per satu.
Semakin banyak data atau indikator yang harus dikumpulkan, maka mempengaruhi kemungkinan terjadinya kesalahan. Satu-satunya solusi untuk mengatasi permasalahan ini adalah dengan otomatisasi dan pemusatan data.
7. Manajemen Siklus Hidup Aset
Rantai siklus hidup aset memiliki peranan penting dalam proses pengelolaannya. Software asset management, memfasilitasi bisnis dalam memahami siklus hidup aset dengan tepat. Mulai dari proses pengadaan, pengoperasian, pemeliharaan hingga pembuangan dapat difasilitasi seefisien mungkin. Pengelolaan berbasis software memberikan wawasan mengenai kinerja aset berkan data terperinci.
8. Rencana Perawatan yang Tepat
Maintenance aset merupakan hal yang krusial apabila sebuah bisnis ingin memperoleh kinerja yang maksimal dari aset tersebut dalam jangka waktu yang lama. Pengelolaan manual tidak memberikan fleksibilitas dalam mengatur perencanaan perawatan dengan mudah.
Aset yang harus melalui proses maintenance secara berkala seharusnya dijadwalkan dan dilengkapi dengan pengingat otomatis untuk menghindari keterlambatan perawatan aset. Menggunakan software tentunya penjadwalan perawatan jauh lebih efektif sehingga selain dapat melakukan penjadwalan otomatis juga dapat memastikan kondisi aset bekerja secara ideal.
9. Prediksi Pengeluaran dan Anggaran Aset
Memiliki riwayat lengkap pada suatu aset baik dari awal memperolehnya hingga masa akhir pemakaiannya, ini merupakan dasar yang kuat untuk menyusun prediksi yang akurat mengenai pembelian aset di masa mendatang.
Software memberikan Anda kemudahan dalam penyusunan pengeluaran bisnis serta anggaran beberapa bulan atau tahun yang akan datang berkat detail informasi yang ada.
10. Identifikasi Trend yang Berjalan
Software asset management merupakan satu wadah yang memberikan data-data aset perusahaan secara terpusat. Hal ini dapat membantu Anda mempelajari banyak hal mengenai aset yang dikelola dari data-data yang disajikan.
Dengan kata lain, Anda akan dimudahkan untuk mengidentifikasi trend manajemen aset berdasarkan analisis data yang tersaji pada sistem. Keuntungan ini juga dapat membantu Anda dapat mengenali potensi masalah serta penanganannya yang memungkinkan mengganggu operasional bisnis.
Menggunakan Software Asset Management
Proses asset management yang rumit dan intensif membutuhkan keseriusan dalam penanganannya. Menggunakan software asset management, tentunya memberikan kemudahan, flexibilitas dan data yang detail dalam pengelolaan. Sehingga tidak hanya kecepatan dalam pengelolaan namun juga memberikan data yang akurat.
Apabila Anda memiliki kebutuhan pengelolaan aset lebih cepat, efisien dan akurat, Anda dapat menjadwalkan konsultasi/demo gratis sekarang juga!
