Bicara soal urusan operasional kantor, tentu tidak terlepas dari peran General Affair (GA). Tugas staff GA sendiri cukup beragam, mulai dari melayani kebutuhan karyawan, melakukan inventaris hingga mengurus dokumen. Semua pekerjaan itu tentu akan menghabiskan banyak waktu jika dilakukan secara manual, namun adanya software GA bisa membantu meringkasnya.
Lebih lanjut, yuk ketahui seperti apa manfaat dan peran software GA bagi perusahaan, lengkap dengan kelebihan dan rekomendasinya.
Apa Itu Software GA General Affair?
Sebelum membahas software GA, ada baiknya untuk mengetahui apa saja lingkup kerja seorang staff di divisi ini. Sesuai sebutannya, yakni General Affair (urusan umum), pada dasarnya bertugas untuk memberi pelayanan pada seluruh unit kerja di perusahaan.
Ruang lingkup kerjanya pun bervariasi, mencakup merawat fasilitas yang berkaitan dengan pemeliharaan gedung kantor, pengadaan kebutuhan peralatan kantor, perizinan kantor, keperluan surat menyurat, menjalin hubungan dengan pihak eksternal, support ketenagakerjaan, dan sebagainya.
Nah dengan beragamnya lingkup kerja, menyelesaikannya dengan cara manual akan membuatnya jauh dari efektivitas dan justru mendekatkannya dengan banyak kesalahan manusia.
Di sini software GA berfungsi membantu mengelola operasional perusahaan. Software GA adalah perangkat lunak yang umumnya berbasis cloud yang memiliki berbagai fitur untuk mempercepat pekerjaan sehari-hari, mulai dari melakukan proses pengadaan seluruh fasilitas peralatan kebutuhan kerja, maupun menganalisa kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor dengan cepat, dan efisien.
Apa Manfaat dan Benefit dari Penerapan Software GA General Affair?
Setiap perusahaan atau organisasi tentunya memiliki pembagian divisi yang berbeda. Ada yang memisahkan atau justru menggabungkan divisi general affair dengan HR, disebabkan karena tugas dan fungsi keduanya yang mirip.
Untuk perusahaan yang menggabungkan general affair dan HR, tentunya akan mendapat benefit dari penerapan software GA. Benefit itu antara antara lain,
- Meningkatkan kemudahan dalam mengkoordinir kebutuhan bisnis perusahaan.
- Mengontrol dan mendata aset-aset perusahaan seperti mobil dinas, alat kerja karyawan, alat kantor, dan sebagainya.
- Mengelola surat-menyurat, sandi dan telekomunikasi, kearsipan hingga administrasi umum yang masih manual menjadi otomatis dan cepat.
Peran Utama Software GA General Affair bagi Perusahaan?
Dari pengertian dan manfaat yang sudah dijabarkan, dapat digarisbawahi jika ‘menyederhanakan tugas’ menjadi peran utama dari perangkat lunak satu ini.
Sebab penggunaan aplikasi atau software GA dapat membantu menyederhanakan tugas staff sehari-hari serta dalam menangani masalah yang berhubungan dengan operasional hingga membantu pelayanan SDM perusahaan. Pengecekan data dan laporan lebih efisien di mana faktor kesalahan manusia dapat diminimalisir.
Hanya dengan menggunakan satu software, staff GA bisa mengerjakan banyak tugas dalam satu waktu. Sehingga, selain menyederhanakan tugas, software ini bisa membantu meringkas waktu kerja.
Kelebihan Pengelolaan GA General Affair dengan sistem/software?
Sebagai staff GA, Anda mungkin perlu mempertimbangkan beberapa kelebihan penggunaan software untuk kerja sehari-hari. Setidaknya ada 3 kelebihan yang bisa didapat.
Efisiensi pengaksesan data
Tak perlu lagi mengecek berbagai tumpukan buku pencatatan, penggunaan software GA ini memungkinkan staff untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai aset-aset perusahaan, catatan pembelian, dan lainnya secara lebih mudah lewat laptop atau komputer.
Berbagai fitur yang ada di dalamnya juga memungkinkan mengotomatiskan proses surat menyurat, sehingga meminimalkan kesalahan manusia dalam menginput data.
Pembuatan laporan yang lebih mudah
Penggunaan software GA otomatis menggantikan banyak kertas serta memungkinkan untuk diakses di mana saja dan kapan saja. Pendataan aset dan surat menyurat yang dulunya melibatkan banyak dokumen, sekarang dapat dilakukan dengan beberapa klik saja.
Sehingga tak cuma input data, output data juga terbantu dengan adanya software ini.
Keamanan terjamin
Software GA menawarkan pengumpulan data otomatis, yang memungkinkan perusahaan memiliki semua data di tempat yang sama. Soal keamanan data, platform ini menyediakan penyimpanan cloud yang aman dan terlindungi. Jadi, meskipun komputer rusak, Anda dapat dengan mudah mengakses dan memulihkan file sehingga tak perlu khawatir akan kehilangan data.
Modul-modul Dalam Software GA General Affair
1. Procurement (pengadaan)
Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaannya, seperti printer, Personal Computer (PC) atau laptop karyawan. Agar pengadaan barang perusahaan tetap dapat menekan biaya pengeluaran asset, jadwal penggantian atau pembelian barang tersebut bisa dilacak dengan modul ini sehingga bisa disesuaikan dengan biayanya.
2. Pengelolaan Vendor
Tugas staff GA lainnya adalah membina hubungan baik dengan para suplier barang atau jasa (vendor). Modul pengelolaan vendor membantu dalam membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.
3. Imbursement (pembayaran)
Selain pendataan asset kantor, divisi ini memiliki tugas lain seperti melakukan pembelian rutin perusahaan, contohnya alat tulis seperti tinta, kertas, pulpen maupun barang berkala lainnya untuk menunjang kerja karyawan.
General affair juga memiliki tugas dalam pembayaran berkala lain, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya. Pembayaran berkala seperti ini bisa dilakukan secara otomatis melalui modul imbursement yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.
gtGA, Software General Affairs untuk Pengelolaan Perusahaan
Dari penjelasan hingga manfaat yang disebutkan di atas, dapat disimpulkan bahwa perangkat lunak ini sangat membantu kerja general affair khususnya terkait administrasi yang mana membutuhkan banyak waktu dan tenaga.
Aplikasi gtGA menawarkan solusi untuk mengatasi kerumitan pengelolaan administrasi tersebut. Aplikasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan dalam pengelolaan semua administrasi GA kantor, yang mencakup administrasi karyawan, aset perusahaan, general affair, pengadaan dan pembelian barang, perjalanan dinas hingga laporan periodic.
Dalam aplikasi GA General Affair terdapat fitur utama seperti:
- Master Data Officer : Fitur untuk menginput data penanggung jawab tiap pekerjaan di dalam GA dan alat atau aset yang digunakan. Seperti data staf GA, data driver, data barang, data kendaraan, dan lainnya.
- Stationery : Fitur untuk memudahkan pengelolaan stationery alias peralatan kantor, seperti perizinan penggunaan, stationery request, stationery transfer dan stationery usage.
- GA Transaction : Fitur untuk mengelola dokumen transaksi. Beberapa fitur yang disediakan seperti Mail Number, Document Number, Parking Reimbursement, Fuel Reimbursement, Toll Reimbursement, Stamp Duty, serta Taxi Voucher.
- Operation Vehicle : Fitur dalam mengelola data penggunaan kendaraan operasional seperti perijinan penggunaan, request sewa kendaraan, data pemakaian kendaraan, dan request pengisian bahan bakar kendaraan.
Kesimpulan
Tugas staff general affair yang beragam bisa terbantu dengan adanya software GA. Software GA yang baik menawarkan berbagai fitur bawaan yang lengkap, sehingga bisa mendukung berbagai jenis tugas. Semakin lengkap fitur yang disematkan, tentu semakin efisien aplikasi tersebut.
Melalui fitur-fitur utama aplikasi gtGA yang ditawarkan, divisi atau staff general affair dalam perusahaan dapat dengan mudah memantau kebutuhan bisnis, mengontrol dan mendata aset-aset perusahaan, pengelolaan surat-menyurat, kearsipan, dan administrasi umum yang masih manual. Yuk mulai pakai aplikasi gtGA untuk kerja general affair yang lebih efisien!
