Kenali Sistem HRIS baik dari fitur, fungsi hingga manfaatnya secara lebih konkret untuk bisnis maupun perusahaan berikut ini!
Selama dekade terakhir, sistem informasi menjadi aspek yang sangat berpengaruh bagi bisnis maupun perusahaan. Dunia yang semakin mengglobal memicu permasalahan yang dihadapi menjadi lebih kompleks. Hal ini menjadi faktor pendorong bisnis atau perusahaan dalam mengadopsi teknologi dan inovasi terbaru untuk mengatasi masalah tersebut.
Mengadopsi teknologi informasi diyakini merubah sumber daya manusia dan fungsinya untuk meningkatkan efisiensi administrasi dan layanan. Sistem informasi dianggap menjadi pendorong perubahan khususnya pada departemen sumber daya manusia, hal ini dikarenakan sistem informasi memungkinkan dalam penyelesaian masalah terkait sumber daya manusia dengan menggunakan teknologi informasi.
Sistem informasi sumber daya manusia adalah salah satu teknologi terpenting yang tengah berkembang dengan teknologi informasi sebagai fungsi manajemen sumber daya manusia (SDM). Hadirnya sistem HRIS sebagai perangkat lunak yang terintegrasi, perangkat keras, fungsi-fungsi lain, kebijakan sistem dan prosedur menjadi suatu proses sistem otomatis yang mendukung secara strategis dan proses operasional.
Apa itu Sistem HRIS?
Sistem HRIS merupakan serangkaian sistem informasi sumber daya manusia berbasis teknologi sistem yang dipergunakan untuk menyimpan, memperoleh, menganalisis dan mendistribusikan informasi terkait sumber daya manusia bisnis maupun perusahaan.
Beberapa data dan informasi yang dapat dihimpun menggunakan HRIS meliputi data gaji, kompensasi, cuti, penilaian kinerja, tunjangan hingga pensiun. HRIS diyakini dapat menjembatani manajemen sumber daya manusia dengan teknologi informasi. Lebih dalam lagi, HRIS tidak hanya berkonsentrasi pada masalah manajemen sumber daya manusia tetapi juga terhadap permasalahan objektif bisnis atau perusahaan.
Fungsi Sistem HRIS
Pemanfaat HRIS tentunya harus dapat dan sesuai dengan kebutuhan berbagai tingkat manajemen perusahaan. Mulai dari profesional SDM, manajer pada area fungsional hingga karyawan secara luas. HRIS secara fungsional memungkinkan Anda untuk mengintegrasikan prosedur maupun kebijakan untuk pengelolaan SDM di perusahaan serta prosedur lain yang diperlukan dalam mengoperasikan software.
Fungsi sistem HRIS yang paling penting adalah bagaimana sebuah sistem berperan dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan pengelolaan SDM dengan adopsi teknologi informasi. Hal ini didukung oleh penelitian yang menyatakan bahwa penerapan sistem HRIS mendorong untuk menekan biaya hingga 90% dengan penerapan rekrutmen online yang mampu menghemat atau efisiensi biaya.
Karena itulah, HRIS berperan dalam menyediakan dukungan signifikan terhadap SDM sehubungan dengan dampak teknologi informasi dan SDM. Selain itu, HRIS sangat berguna untuk mendorong dan mengoptimalkan kegiatan atau pekerjaan secara keseluruhan.
1. Semakin Sistematis
Sistem HRIS memungkinkan Anda dalam memanajemen pekerjaan mengenai sumber daya manusia dan seluruh informasinya lebih sistematis.
2. Proses Sederhana
Selain lebih sistematis, HRIS memungkinkan Anda dapat mengoptimalkan pekerjaan sehingga tidak ada lagi pengulangan tugas-tugas administratif. HRIS memberikan otomatisasi pekerjaan berulang tersebut sehingga prosesnya lebih efisien.
3. Meningkatkan Transparansi
Bisnis dan perusahaan yang semakin besar dan berskala besar tentunya memiliki jumlah karyawan yang banyak sehingga membuat pengelolaan sumber daya yang semakin sulit. Tantangan utamanya adalah bagaimana proses pengelolaannya tetap teratur dan memberikan informasi yang sama dari setiap karyawan.
HRIS membantu mengurangi potensi kebingungan dan human error dengan sentralisasi sumber informasi untuk semua hal yang bersangkutan dengan sumber daya manusia.
Fitur-fitur Wajib yang Harus Dimiliki Sistem HRIS
Dalam mendukung fungsi HRIS pada ekosistem bisnis dan perusahaan, sistem HRIS dilengkapi dengan berbagai fitur-fitur pendukung. Tentunya fitur ini diciptakan untuk mencakup berbagai aspek manajemen sumber daya manusia. Berikut ini merupakan fitur-fitur yang wajib dimiliki oleh HRIS:
1. Manajemen Data Karyawan/Kepegawaian
Penyimpanan data-data dan informasi karyawan merupakan hal yang sangat krusial dilakukan. Banyaknya tools berbeda dimana data ini tersimpan baik itu spreadsheet maupun lainnya sehingga membuat pelacakan dokumen adalah tantangan tersendiri. Dari kasus inilah sistem HRIS berguna.
Penyimpanan semua data karyawan pada satu database memberikan Anda kemudahan dengan memastikan semuanya update dan akurat. Sistem HRIS juga menjadi wadah dalam berkomunikasi dengan fitur lainnya sehingga membuat pekerjaan profesional HR menjadi lebih mudah.
2. Rekrutmen Karyawan
Sistem HRIS terbaik membantu dalam otomatisasi proses penerimaan karyawan. Biasanya sistem ini juga dapat diintegrasikan dengan laman penerimaan internal dalam menyederhanakan prosesnya. Adanya integrasi dengan laman penerimaan internal dan penyedia layanan ketenagakerjaan serta rekrutmen otomatis mampu menyederhanakan proses perekrutan.
Selain rekrutmen,hal penting yang lainnya adalah proses orientasi yaitu memastikan karyawan baru agar mampu mengawali masa bekerja. Adopsi HRIS dalam masa orientasi karyawan membantu dalam pengurusan dokumen dan data sehingga memudahkan manajer SDM agar tidak perlu merepotkan karyawan dan manajer departemen lain.
3. Sistem Penggajian
HRIS dapat membantu dalam memproses penggajian atau payroll. Hal ini tentunya memudahkan pengurusan gaji seperti penghitungan gaji kotor, tingkat gaji, data waktu, tunjangan hingga kewajiban pembayaran atau iuran pajak.
4. Sistem Absensi dan Penjadwalan
Salah satu hal yang sering dianggap rumit dalam pengelolaan karyawan adalah data kehadiran dan cuti karyawan. Implementasi HRIS pada bisnis maupun perusahaan dapat dengan mudah dan efisien dalam melacak kehadiran, perubahan jadwal serta ketidakhadiran. Data-data ini kemudian dapat diekspor ke sistem penggajian sehingga dapat menghemat waktu dan sumber daya yang berharga.
5. Regulasi
Sistem HRIS berkemampuan dalam mengotomatisasi kepatuhan atau regulasi serta pelaporan peraturan. Dengan pelacakan data karyawan yang tersistem, jam kerja, tunjangan dan data lainnya, HRIS mampu menyederhanakan dan identifikasi area dimana regulasi yang dijalankan. Adanya hal ini, Anda tentunya dapat mengambil tindakan dengan lebih cepat untuk memastikan bisnis atau perusahaan telah memenuhi regulasi yang ada.
6. Analisis dan Laporan
Salah satu fitur yang krusial pada HRIS adalah analisis dan pelaporan. Fitur ini membantu dalam otomatisasi proses dan memberikan wawasan mengenai pergantian karyawan, ketidakhadiran, kinerja mereka dan banyak hal yang lain. Analisis membantu Anda untuk melangkah lebih jauh lagi. Dengan kemudahan analisis data dapat memungkinkan Anda pada proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan maksimal lagi.
Manfaat Sistem HRIS
Setelah mengetahui fungsi dan fitur-fitur yang wajib dimiliki oleh HRIS, tentunya Anda perlu mengetahui apa saja manfaat yang bisa Anda dapatkan dari pengadopsian sistem HRIS. Beberapa manfaat yang bisa Anda jumpai dengan implementasi HRIS seperti:
1. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Data yang Akurat
Mengadopsi sistem HRIS memberikan Anda kemudahan untuk melacak berbagai aspek seperti manajemen karyawan, pemberian tunjangan, masa kerja karyawan, kehadiran, promosi, produktivitas dan beberapa indikator atau metrik penting lainnya. Data atau informasi yang dihasilkan oleh HRIS tentunya berguna dalam pengambilan keputusan untuk tingkat strategis bagi bisnis maupun perusahaan.
Berkat pengelolaan data karyawan yang otomatis dan tersistem dapat membantu Anda untuk membuat keputusan bisnis atau perusahaan berdasarkan data-data terupdate dengan tingkat akurasi yang tinggi.
2. Mendorongan Meningkatnya Pengalaman Karyawan
Adopsi HRIS tentunya dapat menjadi wadah untuk aksesibilitas seluruh informasi karyawan yang diperlukan mulai dari kebijakan, struktur organisasi, tunjangan, kinerja, penggajian dan hal lain yang berhubungan dengan sumber daya manusia.
3. Meningkatkan Otomatisasi
Ketika Anda memiliki tim SDM berskala kecil dan bandwidth yang terbatas, tentunya kemudahan dari fitur otomatisasi HRIS dapat membuat pekerjaan atau kegiatan operasional HR menjadi lebih konsisten dan dilakukan dengan cepat dan lancar.
4. Minimalisasi Kesalahan
Saat data informasi dan proses dengan konsisten dicatat dan dikelola pada satu wadah yaitu HRIS, tentunya dapat meminimalisir terjadinya kesalahan manusia (human error) yang biasanya terjadi dan tentunya merugikan bisnis atau perusahaan.
5. Kecepatan Proses
Sistem HRIS membantu mempercepat proses pengelolaan sumber daya manusia, termasuk penandatanganan dokumen karyawan baru, persetujuan pengajuan cuti, pembuatan dan penyampaian laporan untuk kepatuhan dan pelacakan siklus hidup karyawan.
6. Meningkatan Kepatuhan akan Regulasi
Sentralisasi data kebijakan prosedur dalam satu wadah baik dari data-data karyawan yang dikumpulkan, dilengkapi dengan kemampuan pengelolaan lainnya tentunya dapat membuat kepatuhan tersebut lebih mudah bagi bisnis atau perusahaan.
7. Akomodasi Pertumbuhan Bisnis / Perusahaan
Bisnis yang berkembang pesat tentunya harus selaras dengan sistem yang dapat mengakomodasi peningkatan skala termasuk seluruh proses di bidang SDM. Implementasi HRIS pada kegiatan SDM tentunya merupakan cara terbaik yang dapat dilakukan, tidak hanya meningkatkan efektivitas proses bisnis namun juga menjauhkan kegiatan dari sistem manual.
Menggunakan Sistem HRIS untuk Masa Depan Bisnis
Implementasi sistem HRIS pada perusahaan merupakan keputusan yang tepat untuk dilakukan. Tidak hanya sekedar mengikuti trend teknologi yang berjalan namun juga bagaimana Anda melibatkan sistem ini untuk dapat terlibat dalam aktivitas manajemen sumber daya manusia pada bisnis maupun perusahaan Anda. Ingin melakukan optimasi manajemen SDM pada bisnis maupun perusahaan Anda? Jadwalkan konsultasi gratis dengan ahlinya saat ini juga!
