Semua perusahaan, mulai dari skala menengah hingga besar, tentu harus mengelola keuangan dengan baik demi menjaga operasi bisnis yang sehat. Untuk hal tersebut, software finance dapat diandalkan untuk mengelola aliran uang masuk dan keluar.
Tetapi software finance yang benar-benar efektif dapat berbuat lebih banyak dari itu. Apa saja yang bisa dilakukan perangkat lunak ini? Baca terus untuk tahu lebih banyak soal pengertian, manfaat, fitur hingga rekomendasinya.
Apa Itu Software Finance?
Dalam pengertiannya, software finance atau finance management system adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola pendapatan, pengeluaran hingga asset dalam suatu perusahaan.
Perangkat lunak ini memungkinkan untuk mengelola semua aspek keuangan perusahaan, antara lain dapat melacak akun keuangan, mengkategorikan pendapatan dan pengeluaran, menyinkronkan transaksi dengan bank, membayar tagihan secara online, penganggaran, melacak dan menganalisis investasi, membuat laporan keuangan hingga menampilkan data real-time pendapatan bersih.
Jadi, dapat dikatakan software finance ini merampingkan aspek keuangan bisnis suatu perusahaan, di sisi lain tetap melindungi data keuangan dari penipuan maupun pencurian.
Selain untuk mendukung operasi keuangan sehari-hari, tujuan dari sistem manajemen keuangan adalah memaksimalkan keuntungan dan memastikan keberlanjutan perusahaan dalam jangka panjang.
Permasalahan Yang Sering Terjadi Dalam Pengelolaan Keuangan Perusahaan
Meskipun setiap perusahaan menghadapi situasi uniknya sendiri, ada masalah tertentu yang pasti akan dihadapi oleh bisnis di semua industri. Untuk membantu Anda mempersiapkan diri, berikut beberapa daftar permasalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan perusahaan.
Belanja Marketing yang berlebihan
Banyak bisnis dapat jatuh ke dalam perangkap menghabiskan terlalu banyak uang untuk promosi tanpa benar-benar mempelajari kebutuhan belanja iklan secara mendalam. Iklan tanpa target yang jelas sering kali menjadi pemborosan.
Praktik pencatatan keuangan atau akuntansi yang buruk
Akuntansi dan penganggaran adalah dua aspek yang paling penting dari manajemen keuangan dalam bisnis. Sehingga, proses dan pengawasan yang tidak efisien di salah satu bidang ini dapat menyebabkan banyak masalah.
Pengeluaran yang tidak perlu
Perusahaan baru sering memaksakan diri sehingga melebihi dari kemampuannya, contohnya nekat memiliki kantor besar, pengadaan kendaraan perusahaan mewah, telepon seluler, ruang tunggu yang dihias, peralatan terbaik, dan banyak hal lain yang tidak perlu. Ini hanya menciptakan hutang dan beban.
Kenapa Software Finance Penting Bagi Pengelolaan Keuangan Perusahaan?
Ada beberapa alasan mengapa hadirnya perangkat lunak ini cukup esensial bagi perusahaan. Tiga hal utama berikut bisa jadi pertimbangan.
1. Produktifitas
Perlu diingat bahwa software akan memfasilitasi produktivitas yang lebih tinggi untuk satu orang atau tim, karena membuat rutinitas sehari-hari jauh lebih cepat dan sederhana.
Di samping itu, menciptakan lebih sedikit proses dan kesalahan manual sehingga departemen keuangan dapat membuat keputusan dan juga bertindak lebih cepat. Software yang baik memungkinkan perusahaan memelihara jurnal dan laporan akuntansi yang andal.
2. Otomatisasi
Software ini memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi proses tertentu di perusahaan. Dari neraca akuntansi, laporan laba rugi hingga perpajakan, Anda akan dapat mengotomatiskan semuanya.
3. Antisipasi
Mengingat manfaat yang ditawarkan oleh otomatisasi dan produktivitas yang lebih tinggi, Anda akan dapat mengantisipasi arus kas keluar dan masuk dalam jangka pendek, menengah, dan panjang. Karena model manajemen otomatis dan cerdas, Anda akan dapat memenuhi semua tenggat waktu pembayaran sebelum tenggat waktu.
Kelebihan Pengelolaan Dengan Software Finance ERP?
Tetapi keunggulan spesifik apa yang sebenarnya ditawarkan oleh perangkat lunak ini? Beberapa kelebihan berikut akan Anda rasakan setelah menggunakannya.
Informasi Keuangan yang Lebih Mudah Diakses dan Akurat
Informasi dan data keuangan sering berada di berbagai basis data yang berbeda. Dan database ini tersebar di beberapa lokasi. Tidak dapat disangkal bahwa hal itu dapat membuat lebih sulit untuk mendapatkan pandangan yang lengkap dan komprehensif tentang status keuangan perusahaan.
Dengan software finance, dapat dengan mudah memusatkan semua informasi keuangan dan membuatnya mudah diakses oleh pengguna akhir di berbagai departemen, kantor cabang, dan unit bisnis. Ini meningkatkan akurasi informasi serta konsistensi data.
Fleksibilitas / Mobilitas
Karena merupakan perangkat lunak berbasis cloud, perusahaan dapat mengelola semuanya secara online. Dengan menyinkronkan data, Anda dapat mengakses akun keuangan perusahaan dari mana saja.
Menyederhanakan Kepatuhan Peraturan
Proses keuangan jelas sangat kompleks, dan inilah mengapa sangat penting untuk secara berkala memantaunya. Namun, perlu diingat bahwa kesalahan manusia merupakan faktor yang sangat penting dalam sebagian besar fungsi bisnis, terutama dalam hal audit, akuntansi, dan analisis. Di sinilah software finance bermanfaat untuk mengatasinya.
Keamanan
Anda dapat mengandalkan software finance untuk melindungi data confidential perusahaan. Dengan fitur-fitur seperti backup data harian, berguna untuk memitigasi risiko kehilangan data dan pencurian data yang terus meningkat secara berkala. Selain itu, solusi perangkat lunak ini umumnya hadir dengan enkripsi canggih.
Manfaat software Finance bagi Perusahaan
1. Mengurangi kesalahan
Software finance membantu mengotomatiskan bagian-bagian dari proses keuangan yang secara substansial mengurangi kesalahan. Ini membantu bisnis mengoptimalkan arus kas mereka dan merencanakan operasi harian, mingguan, bulanan, dan tahunan dengan lebih baik.
2. Kemampuan untuk mengukur pertumbuhan
Hal ini sangat penting untuk perusahaan kecil. Perangkat lunak ini mampu memberikan wawasan bisnis tentang pertumbuhan mereka di pasaran. Software keuangan yang baik akan memiliki analitik dan pelaporan bawaan yang dapat digunakan oleh para kepemimpinan dan divisi keuangan untuk mengukur pertumbuhan.
3. Transparansi data dan keuangan
Software finance dapat menjadi cara untuk mencegah kerugian finansial, pencurian, dan salah mengelola dana. Karena software finance membantu memberikan transparansi yang lebih besar dan pelaporan yang lebih akurat tentang pengeluaran sehingga kemungkinan terjadinya penipuan atau kecurangan akan lebih kecil.
4. Peningkatan perencanaan dan strategi
Tidak hanya memperlihatkan laporan keuangan saat ini, software finance memberi akses informasi keuangan beberapa tahun sebelumnya. Sehingga perangkat lunak ini mendukung analisis keuangan untuk membantu pemilik bisnis memperkirakan, menilai skenario, dan menganalisis data dan tren pasar. Mengarahkan mereka pada perencanaan dan keputusan yang lebih tepat.
Fitur-fitur software Finance yang wajib dimiliki
Sebelum memilih software finance tertentu, ketahui dulu berbagai fitur yang tersemat di dalamnya, agar cocok dengan kebutuhan bisnis Anda. Berikut ini beberapa fitur software finance yang wajib dimiliki.
- Pengelolaan Hutang Piutang Perusahaan: fitur untuk mengelola utang dan piutang perusahaan lebih efisien dan bebas human-error. Pengelolaan itu meliputi pencatatan, penagihan, pembayaran, penerbitan faktur, mengarsipkan faktur dan sebagainya.
- Pencatatan Pemasukan dan Pengeluaran Perusahaan: fitur pencatatan yang terintegrasi dengan pembelian dan penjualan. Anda bisa membuat berbagai macam pesanan pembelian dan penjualan, nota debet dan kredit, penawaran, resi, dan masih banyak lagi lainnya yang otomatis terekam dalam sistem.
- Pengelolaan Depresiasi Aset: fitur yang menghitung penyusutan ataupun kenaikan nilai aset perusahaan secara otomatis.
- Pencatatan permintaan Pembayaran dan Realisasi Pengeluaran: membuat, mengelola, mengirimkan berbagai jenis penagihan dan faktur lengkap dengan berbagai macam komponen yang bisa dikustomisasi.
- Perhitungan Laba Rugi: fitur untuk prediksi pendapatan, keuntungan, biaya pengeluaran, hingga kerugian bisnis
- Laporan Keuangan: fitur yang menyediakan data keuangan secara real-time membuat berbagai jenis laporan keuangan secara instan
Kemudahan Kelola Keuangan Perusahaan dengan gtFinance
Tak dapat dipungkiri, mengelola data keuangan bisa menjadi pekerjaan yang membingungkan, memakan waktu, dan rawan kesalahan jika dikerjakan secara manual. Tapi untungnya, software finance dapat menawarkan efisiensi untuk menyelesaikan kerja tersebut.
Berpindah ke gtFinance dari Gamatechno bisa menjadi solusi bagi masalah keuangan yang perusahaan hadapi. Ada berbagai fitur utama yang bisa diandalkan, seperti Asset List yang mempermudah pengelolaan daftar dan nilai serta depresiasi asset dan fitur Report untuk memantau untung/rugi bisnis secara langsung melalui dashboard kapan dan di mana saja.
Ada juga fitur cash bank yang membantu pencatatan pemasukan maupun pengeluaran perusahaan dan fitur lainnya. gtFinance akan mempermudah pengelolaan anggaran, keuangan dan akuntansi di perusahaan.
Kesimpulan
Memiliki arus keuangan yang sehat dan laporan yang akurat sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan. Namun untuk mencapainya, mungkin akan sulit jika masih mengandalkan cara-cara manual. Perusahaan membutuhkan sistem untuk mengatasii kelemahan tersebut.
Adanya software finance memungkinkan Anda melacak arus kas, penjualan dan pendapatan, pencatatan otomatis, laporan keuangan real-time dan banyak lagi, semuanya disatukan dalam satu pusat informasi.
Setelah mengetahui berbagai kelebihan dan manfaat dan penggunaan software finance, apakah Anda ingin mencoba menerapkannya untuk perusahaan Anda saat ini? gtFinance bisa jadi pilihan tepat!
