Sebagai badan hukum yang bertugas sebagai sarana pelaksanaan dan pengaturan perdagangan efek, Bursa Efek memiliki peranan signifikan baik dalam segi mikro maupun makro. Sehingga sudah menjadi tanggung jawab BEI mulai dari menyediakan semua sarana perdagangan efek hingga membuat peraturan terkait kegiatan bursa.
Tantangan
Terdiri dari 7 direktorat yang masing-masing membawahi beberapa divisi. Tercatat lebih dari 500 karyawan bekerja di Bursa Efek Indonesia. Terbagi ke beberapa lantai dan area gedung yang luas, mendorong keinginan BEI untuk melakukan optimalisasi layanan internal dengan digitalisasi. Hal ini sebagai langkah agar lifecycle kegiatan operasional dan kegiatan karyawan di kantor menjadi lebih mudah. Menghindari proses manual yang cenderung membutuhkan waktu lama.
Bagaimana Gamatechno Membantu BEI
Gamatechno dipercaya BEI untuk membangun sistem customer care yang ditujukan untuk internal. Sistem ini dibekali delapan fitur untuk melakukan kegiatan reservasi seperti: reservasi meeting, reservasi main hall, focus room (ruang meeting kecil), reservasi meja kerja, kendaraan dinas/operasional, management inventory/atk, monitoring document in out dan canteen management.
Saat ini BEI memberlakukan sistem jam kerja 2 minggu work from home dan 2 work from office. Sehingga karyawannya diharuskan melakukan reservasi beberapa ruangan termasuk meja kerja sebelum menggunakannya. .
Kegiatan BEI identik dengan pengiriman berkas-berkas berbentuk dokumen, tidak hanya antar karyawan namun juga ke pihak eksternal. Menggunakan aplikasi Customer Care, karyawan dapat melakukan request pengiriman dokumen yang nantinya di pick up oleh kurir.
Dilengkapi dengan fitur canteen management yang membantu karyawan untuk memonitoring kapasitas kantin yang tersedia. Lebih dari itu, adanya kemudahan untuk mengetahui menu makan yang saat itu sedang disajikan, membantu karyawan yang memiliki kebutuhan dan permintaan khusus untuk memilih menu secara lebih mudah.
Proses Implementasi
Dalam proses implementasinya terdapat 2 tahapan yang dilakukan secara parsial go life. Artinya sebagian fitur yang telah berhasil diimplementasi langsung digunakan dibarengi dengan implementasi sebagian fitur lainnya.
Kedepannya, BEI tengah menyiapkan kembali pengembangan aplikasi customer care yaitu modul perjalanan dinas, sehingga karyawan dapat dengan mudah melakukan request perjalanan dinas.
