Pendidikan menjadi unsur yang penting dalam membangun sumber daya manusia yang berkualitas. Selaras dengan pentingnya kehidupan, banyak juga perusahaan yang bisnisnya bergerak di bidang pendidikan, salah satunya adalah Putera Sampoerna Foundation.
Sejak awal berdiri pada tahun 2001, Putera Sampoerna Foundation (PSF) memang sudah fokus pada dunia pendidikan. Hingga akhirnya, 14 tahun setelahnya mereka membangun Sampoerna Academy dan Sampoerna University untuk menyempurnakan perannya di dunia pendidikan. Di usianya yang sudah menginjak 18 tahun ini, Putera Sampoerna Foundation sudah memiliki empat kantor cabang.
“Kita memanage sekitar 500 karyawan yang tersebar di Jakarta, BSD, Medan, Sentul, dan Surabaya,” jelas Yusuf Setiyono, Head of Information and Technology.
Guna mengatur operasional dan aset kantor, Putera Sampoerna Foundation sadar jika solusi teknologi informasi akan membantu mereka. Akhirnya, mereka menggunakan software Enterprise Resource Planning (ERP) dari Oracle untuk memanage finance dan human resource.
Sayangnya, sistem yang sudah diimplementasikan ini belum cukup membantu kebutuhan operasional PSF secara menyeluruh. Perlu beberapa turunan sistem dan modul untuk menghandle beberapa permasalahan yang ada.
Gamatechno sendiri memiliki solusi gtERP yang cukup lengkap dan terintegrasiyang mempermudah business owner dalam menjalankan operasional bisnisnya. Dari sini kemudian dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis PSF untuk mendukung kebutuhan dan pertumbuhan perusahaan ke depan.
“Akhirnya kami bertemu Gamatechno untuk memenuhi kebutuhan tersebut, kami mengimplementasikan GAIS guna mengurus pemesanan voucher taksi dan mailman pada 2015,” imbuh Yusuf.
GAIS membantu PSF dalam mengurus administrasi kantor. Reny Rifanti Ginting, General Affair Support Putera Sampoerna Foundation pun menceritakan bagaimana GAIS mengubah banyak hal.
“Sebelum ada mailman yang ada di dalam GAIS, sistem rekapitulasi penyuratan dilakukan menggunakan buku besar. Karena sistemnya yang masih manual menyebabkan adanya ketimpangan surat masuk dan keluar,” jelasnya.
Namun saat ini, rekapitulasi surat sudah dilakukan secara otomatis. Pengantar surat bisa memasukkan data pengirim dan penerima surat. Tak perlu tanda tangan, tinggal memilih nama penerima dalam sistem, maka surat masuk bisa dilacak ada di tangan siapa.
“Jika surat belum sampai ke penerima, maka bisa ditrack lewat sistem, siapa penerima pertama suratnya lewat mail main dalam GAIS,” imbuhnya.
GAIS juga menyederhanakan GA dalam melakukan rekap invoice voucher taksi. Tinggal input pesanan saja, invoice akan direkap secara otomatis lalu bisa dikirimkan langsung ke sistem finance. Tak hanya GAIS, Putera Sampoerna Foundation juga mengimplementasikan empat modul lainnya.
Pekerjaan karyawan Putera Sampoerna Foundation dipermudah dengan solusi milik Gamatechno.
Modul yang diterapkan adalah Legal Management System (LMS) yang mempermudah pengerjaan dokumen legal klien. Setelah LMS, ada Risk Quality Management System (RQMS) untuk menyimpan dokumen standar operasional perusahaan dan peraturan perusahaan lainnya. Lalu, secara khusus Putera Sampoerna Foundation meminta Gamatechno untuk membuat modul khusus bernama Siswa Bangsa Information System (SBIS).
“Karena kami memiliki beberapa siswa yang kami memberikan bantuan pinjaman pendidikan, SBIS mempermudah kami dalam segi penagihan. Mengetahui nominal penagihan dan pencatatan keuangan yang sistematis,” jelas Yusuf.
Kemudian yang terakhir adalah modul Project Accounting Management System (PAMS). Modul ini membantu Putera Sampoerna Foundation untuk monitoring project yang tengah dilaksanakan. Meski menjadi modul pendukung, namun gtERP bisa terintegrasi dengan core system yang berasal dari pihak lain.
“Semua modul ini bisa terintegrasi dengan sistem eksisting ERP kami, kita bikin satelit aplikasi ini nyambung dengan sistem ERP kami,” kata Yusuf.
Sudah kurang lebih 4 tahun sistem ini berjalan sejak 2015. Hingga saat ini Gamatechno masih terus memberikan dukungan layanan baik teknis, konsultasi maupun rencana pengembangan sistem yang sudah ada untuk memenuhi kebutuhan PSF.
“Yang paling penting dari semua ini adalah price quality, dengan biaya yang masih masuk akal kita bisa dapatkan solusi sistem yang mampu meningkatkan produktivitas dan efisiensi pekerjaan kami,” pungkasnya.
