Butuh bahan makanan, peralatan rumah tangga, jajanan, atau baju? Semua kebutuhan manusia tersebut sudah tersedia dalam satu tempat yang disebut retail.
Retail hadir untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sehari-hari. Selain itu, dengan hadirnya retail juga menjadi sumber penghasilan bagi sejumlah orang. Hal ini tentunya juga berlaku untuk Luwes Group. Berdiri sejak 1967, Luwes Group sudah memiliki 10 cabang di Jawa Tengah dan sejumlah kota di Jawa Timur.
Banyaknya cabang Luwes Group tentunya juga berbanding lurus dengan jumlah karyawannya. Hingga tahun 2018 lalu, Luwes Group tercatat memiliki 3000 karyawan di cabang-cabang dengan lokasi yang berbeda. Bisa dibayangkan bagaimana tim Human Resource Development (HRD) Luwes Group mengurus 3000 karyawan.
Luwes Group yang diwakili oleh Bengawan Tedjo Handoyo selaku manajer HRD pun menceritakan kisah suksesnya dalam menangani 3000 karyawan dengan dua orang yang ada dalam timnya.
Bengawan bercerita jika keperluan karyawan seperti absensi hingga penggajian dicatat secara manual oleh Luwes Group awalnya. Karena semua yang masih manual, Luwes Group sering kecolongan soal data karyawan yang masuk dan keluar.
“Lha gimana kalau misal ada karyawan keluar nggak dilaporkan kayak gitu kan bisa menimbulkan selisih, ada jumlah laporan tiap hari soal jumlah karyawan, itu paling rumit,” jelas Bengawan yang ditemui di Luwes cabang Gentan, Sukoharjo.
Sembari melihat sejumlah karyawan yang keluar untuk istirahat, Bengawan pun meneruskan ceritanya. Meski kuota karyawan per cabang sudah dibatasi namun masih banyak karyawan yang keluar-masuk tanpa konfirmasi. Akibatnya, karyawan pun membludak dan berpengaruh pada penggajian.
“Kadang apa yang dibutuhkan dalam jangka waktu yang singkat, tapi karena mereka butuh akhirnya menjadi lama. Lain lagi kalau ada faktor kasihan, mau dikeluarkan kasihan, itu yang paling berat,” imbuh pria yang mengenakan batik kala ditemui.
Dari masalah yang sudah dihadapi itu, Bengawan pun mulai berpikir untuk menggunakan aplikasi atau software untuk mengelola SDM yang bisa membantu pekerjaannya menjadi lebih efisien dan efektif. Mengingat, pada perusahaan sebelumnya ia pun pernah menggunakan software HRD berbasis teknologi informasi.
Seperti diaminkan oleh semesta, keinginan Bengawan pun mendapatkan jawaban lewat seorang teman. Ia dikenalkan oleh PT Gamatechno Indonesia yang memiliki solusi sistem pengelolaan karyawan bernama gtHR.
Produk gtHR yang dimiliki oleh Gamatechno ini sendiri dirancang untuk mempermudah keperluan HRD dalam mengurus keperluan karyawan. Mulai dari rekap absen, penggajian, mengurus cuti, distribusi pengumuman dari HRD untuk karyawan. Sehingga HRD tak perlu melakukan rekap data secara manual, semua data karyawan sudah terintegrasi secara otomatis dalam gtHR.
Pelanggan yang berbelanja di Luwes Gentan, Sukoharjo
Menurut penuturannya, Luwes Group mulai berkenalan dengan gtHR pada 2012 hingga akhirnya mulai menggunakannya pada 2014.
“Dari awal sudah tertarik (dengan gtHR), namun ada beberapa kebutuhan costum request yang harus diakomodir membuat gtHR bisa digunakan di Luwes pada 2014,” jelasnya.
Ketika mulai menggunakan gtHR, pekerjaan Bengawan dan kedua rekan HRDnya pun terasa lebih efisien, terutama soal waktu.
“Kalau pekerjaan salah-salah kan ya boros banget, misalkan ngrekap absensi salah kan harus dikurangi lagi,” ujarnya.
Pelajari: Fitur dan Benefit Solusi Sistem Informasi Pengelolaan Data Karyawan
Bagi Bengawan, gtHR secara tidak langsung bisa berdampak pada efisiensi. Mereka tak perlu membuang-buang kertas untuk mencetak slip gaji karyawan.
“Kalau mau slip gaji, silahkan buka gtHR dan download slip gajinya sendiri,” imbuhnya.
Dengan penggunaan gtHR ini, pihak HRD Luwes Group pun bisa menunjukkan profesionalitas mereka dalam mengurus karyawan. Karyawan akan lebih terpacu untuk bekerja lebih rajin.
“Gaji yang diterima karyawan bisa diakses oleh mereka, itu ya bagus, dan saya bisa menunjukkan perusahaan itu serius dalam menghitung gaji mereka,” katanya.
Perubahan ini pun disambut oleh karyawan Luwes Group. Menurut penuturan Bengawan, karyawan mereka merasa mendapatkan kepastian dari perusahaan. Karena perubahan signifikan yang dirasakan oleh HRD Luwes Group ini, mereka berencana untuk merambah aplikasi mobile gtHR.
“Ke depan, programnya pengen memaksimalkan gtHR dalam aplikasi mobile agar mempermudah karyawan,” pungkasnya.
